行業(yè)背景

當(dāng)前，管理信息化在上已經(jīng)得到了非常普遍的應(yīng)用，已經(jīng)成為企業(yè)保持核心競爭力的重要手段之一。外貿(mào)行業(yè)又是我們國家主要經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)，也是國家對外的一道經(jīng)濟窗口，它所直接面對的必然是大市場和同行的競爭。隨著信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)在外貿(mào)企業(yè)也和在其他企業(yè)一樣得到了廣泛的應(yīng)用和發(fā)展。同時互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子商務(wù)的興起，為我國外貿(mào)領(lǐng)域的應(yīng)用和發(fā)展開辟了廣闊的前景。

管理問題

1.  外貿(mào)財務(wù)核算具有多幣制、核算復(fù)雜等多種特點，因而能夠滿足一般行業(yè)核算要求的財務(wù)軟件很難滿足外貿(mào)企業(yè)的需求；

2.  由于外貿(mào)行業(yè)參與貿(mào)易的單位繁多，同時貿(mào)易涉及到多個國家，政策的變化會導(dǎo)致業(yè)務(wù)的不確定性;

3.  在傳統(tǒng)的商貿(mào)過程中，頻繁多變的報價計算及大量單證，發(fā)票作業(yè)給業(yè)務(wù)人員加大了工作量。

4.  在傳統(tǒng)手工進行庫存業(yè)務(wù)處理狀態(tài)下必然會導(dǎo)致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

5.  由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員高度制，使得很難進行業(yè)務(wù)監(jiān)控；而企業(yè)決策層及財務(wù)人員對關(guān)心的客戶資信，商品貢獻等很難得到正確評估，增大了公司的貿(mào)易風(fēng)險。管理審批工作也無法根據(jù)業(yè)務(wù)需求多層多級設(shè)置，容易造成企業(yè)運轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴；對于相關(guān)管理機構(gòu)的數(shù)據(jù)有很大部分來源于其管轄的外貿(mào)企業(yè)。而目前企業(yè)應(yīng)用軟件與管理部門應(yīng)用軟件一般又無直接接口。另外由于體制等多種因素，往往這些相關(guān)部門對外貿(mào)企業(yè)具有一定的約束力。

解決方案

 設(shè)計思想

1.  通易ERP系統(tǒng)融合眾多外貿(mào)企業(yè)的*管理經(jīng)驗，設(shè)計出規(guī)范可行且靈活可自定制的業(yè)務(wù)操作流程，以適應(yīng)業(yè)務(wù)擴充和管理改變；

2.  采用的C/S與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的設(shè)計思想，解決業(yè)務(wù)的地域性分布問題；

3.  采用SQL Server/Oracle/Sybase等大型數(shù)據(jù)庫作為后臺進行數(shù)據(jù)庫的集約管理；

4.  提供可擴展的外掛的自擴展應(yīng)用平臺，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的增長的需要；

5.  采用*的查詢技術(shù)進行深度的數(shù)據(jù)挖掘，從而滿足管理上多層面的需求；

6.  多系統(tǒng)無縫連接，異地同庫，達到真正意義上的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動，從而真正提高企業(yè)運作效率；

7.  開放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，使系統(tǒng)能適應(yīng)數(shù)據(jù)增容的需要，并能基于業(yè)務(wù)實際自定制；

8.  采用統(tǒng)一的碼制，明細編碼級次，建立和維護體系內(nèi)部一致性；

9. 提供實用的軟件工具，用以方便維護系統(tǒng)的健康；

10.  除操作系統(tǒng)的安方案外，提供權(quán)級的共享數(shù)據(jù)的安全以及深層的數(shù)據(jù)安全（數(shù)據(jù)的可回溯性和一致性）機制，輔以網(wǎng)絡(luò)層的安方案；

功能特點

1.  規(guī)范業(yè)務(wù)流程

2.  明確部門職能、崗位職責(zé)

3.  強化逐級審批制度

4.  建立完整的客戶管理體系

5. 加強貿(mào)易風(fēng)險控制

6.  加強資金、物流風(fēng)險控制

7.  數(shù)據(jù)信息時時動態(tài)共享

8.  提供科學(xué)的決策支持數(shù)據(jù)

9.  強大靈活的自定義

10.  可擴展性

總體框架

針對外貿(mào)行業(yè)的信息化需求狀況，推出國外外貿(mào)專家企業(yè)管理系統(tǒng)，并以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)提供專門的外貿(mào)行業(yè)解決方案，該系統(tǒng)解決方案分為三個層次，以業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為核心，以基礎(chǔ)信息、系統(tǒng)維護支持系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在業(yè)務(wù)操作過程中施加控制管理以及數(shù)據(jù)信息采集，從而實現(xiàn)科學(xué)的決策分析。

系統(tǒng)具體功能框架

1.  日常工作(消息欄、任務(wù)管理、執(zhí)行審批、郵件管理)

2.  客戶管理（國外客戶、國內(nèi)客戶、生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商、代理商、分銷商等）

3.  商品管理（商品管理、樣品管理、查詢統(tǒng)計分析）

4.  生產(chǎn)管理（生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)進度、庫存管理、質(zhì)檢管理）

5.  出口管理（報價單、預(yù)審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業(yè)務(wù)進程、運輸管理）

6.  進口管理（進口合同、成本分析、進口業(yè)務(wù)進程）

7.  單證管理（單證制作、單證審核、信用證、加工手冊、交單登記、交單查詢、結(jié)匯水單）

8.  配額管理（配額情況、配額預(yù)定、配額使用登記、配額查詢）

9.  核銷退稅（外管領(lǐng)單登記、核銷單登記、退稅申報、退稅登記、核銷查詢、退稅查詢）

10.  資金管理（費用管理、銷售臺帳、應(yīng)收款、應(yīng)付款）

11.  辦公管理（消息管理、訴訟管理、車輛管理、印章管理）

12.  綜合分析（統(tǒng)計分析、統(tǒng)計匯總、查詢統(tǒng)計）

13.  系統(tǒng)管理（基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)參數(shù)、編碼規(guī)則、操作日志）

解決方案特點

        系統(tǒng)進入業(yè)務(wù)準備階段后，對業(yè)務(wù)進行預(yù)算管理以減少操作風(fēng)險，預(yù)算內(nèi)容經(jīng)過審批后，業(yè)務(wù)進入具體的實施階段，操作人員圍繞預(yù)算單進行外貿(mào)業(yè)務(wù)操作，操作圍繞著資金，采購，銷售三條主線進行，從而形成業(yè)務(wù)上的信息流，并在收付款、發(fā)貨等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與資金系統(tǒng)、物流系統(tǒng)結(jié)合起來，形成資金流與物流的一個完整的閉環(huán)。而針對來進料加工貿(mào)易，系統(tǒng)設(shè)計加工業(yè)務(wù)管理，通過商品等信息與采購、銷售業(yè)務(wù)管理相互關(guān)聯(lián)。這種的流程設(shè)計使系統(tǒng)層次清晰，操作規(guī)范，并使系統(tǒng)涵蓋了大部分進出口貿(mào)易類型?？蛇m用于不同貿(mào)易類型為主的外貿(mào)公司。

具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.  外貿(mào)公司的原始信息大多來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過基礎(chǔ)信息碼表（客戶、商品等）實現(xiàn)統(tǒng)一標準化，在集團范圍內(nèi)進行統(tǒng)一管理?；A(chǔ)信息碼表獨立存在，既便于維護，又便于不同的系統(tǒng)調(diào)用;

2.  對外貿(mào)企業(yè)關(guān)心的公司職能部門內(nèi)部考核和業(yè)務(wù)員的業(yè)績評價，本系統(tǒng)可以在各模塊間靈活取數(shù)，準確完成項目盈虧核算、合同核算及部門人員的績效考核;在本系統(tǒng)中可以隨時為企業(yè)各級管理者提供以下管理會計信息:例如，公司、業(yè)務(wù)部、業(yè)務(wù)員即時的商品盈虧、合同盈虧、項目盈虧分析表、庫存進銷存分析表、應(yīng)收帳款帳齡分析表。多幣種、多利率及補息計算功能，可以準確計算資金占用情況;

3.  按部門、項目、合同、商品、發(fā)票多角度進行銷售分析，加強內(nèi)部控制、及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)及經(jīng)營戰(zhàn)略。及時準確反映每張外銷發(fā)票的全部出口退稅進度信息，避免出現(xiàn)少退多退稅問題;

4.  科學(xué)管理和資金預(yù)測是每一個企業(yè)重要、必須的工作，它將直接影響公司的盈利情況。該系統(tǒng)對外貿(mào)企業(yè)的資金進行嚴格、高效的規(guī)范化管理，對資金的管理控制表現(xiàn)為統(tǒng)一管理調(diào)度，有償使用。在確保資金運營安全的基礎(chǔ)上，增強公司的資金調(diào)控、預(yù)測能力，方便查詢資金占用與資金流動情況，減少不必要的損失;

5.  本系統(tǒng)涵蓋各類進出口業(yè)務(wù)，多種貿(mào)易類型:包括自營進出口、代理進出口、投標招標項目管理、來料加工貿(mào)易以及進出口過程中的相關(guān)業(yè)務(wù)等。并設(shè)計了庫存接口和財務(wù)接口，以保證能順利進行企業(yè)應(yīng)用整合。多個系列產(chǎn)品高度集成，各系統(tǒng)使用同一個數(shù)據(jù)庫，并且對于一些基礎(chǔ)信息，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表，保證數(shù)據(jù)的一致性。各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可互相調(diào)用查詢，并將各系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合使用。

6.  系統(tǒng)將進出口相關(guān)的貿(mào)易按客戶、商品、國別、地區(qū)或貿(mào)易性質(zhì)進行了劃分。將相關(guān)的進出口業(yè)務(wù)均歸集為一個進出口貿(mào)易形式，以便于對單一業(yè)務(wù)的合同進行管理。

7.  作為外貿(mào)企業(yè)的審批制度是非常嚴格的，該系統(tǒng)除考慮到審批職能上的差異，還考慮到審批金額與審批類型的不同。嚴格按照從業(yè)務(wù)員到部門經(jīng)理、總經(jīng)理的逐級審批手續(xù)，防止責(zé)權(quán)不清帶來的管理混亂;

8.  由于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員的高度制，使得很難進行有效的業(yè)務(wù)監(jiān)控。系統(tǒng)中權(quán)限管理功能可以設(shè)置多類權(quán)限及數(shù)據(jù)權(quán)限:模塊權(quán)限、模塊操作權(quán)限和業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限。模塊粗級權(quán)限控制某部門人員有某模塊操作權(quán)利。業(yè)務(wù)關(guān)系權(quán)限按部門人員、業(yè)務(wù)屬主、業(yè)務(wù)操作建立關(guān)系，不僅控制某人有某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利，還控制某人可以為他人進行某類業(yè)務(wù)操作權(quán)利。從而加強了企業(yè)監(jiān)管力度;

9.  *的機制，為了滿足外貿(mào)人員經(jīng)常性的出差異地，使得業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)耽擱及很難進行有效的業(yè)務(wù)監(jiān)控。系統(tǒng)中機制，即可以通過對某些數(shù)據(jù)的某些操作權(quán)限給其他人，這樣可以有效的保障業(yè)務(wù)的進度。

10.  系統(tǒng)提供預(yù)警定義功能，可通過采集系統(tǒng)中的某些事件，向相關(guān)人員提供預(yù)警提示。

11.  系統(tǒng)中物流管理并不僅僅是貨物的流通，它還包括貨物流轉(zhuǎn)過程中的信息管理。主要包括備貨、出運、檢驗、到貨、非零庫存的出入庫管理，零庫存的出入庫、有關(guān)財務(wù)憑證的自動生成等。

12.  對外貿(mào)易中的重要組成部分-貨幣支付環(huán)節(jié)及其管理構(gòu)成了資金流。它的管理是按資金需求和資金回籠預(yù)測，對流動資金實行部門定額管理，通過內(nèi)部銀行進行資金使用的罰、貸、存處理，以達到降低資金使用成本，科學(xué)合理地使用資金。資金管理包括的內(nèi)容：嚴格的付款審批制度、用款計劃、支付預(yù)測、預(yù)收款管理等。

13.  系統(tǒng)中的信息流由客戶、商品和交易等基礎(chǔ)信息及這些信息資源的收集、管理和利用構(gòu)成。特別是對客戶、商品等企業(yè)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的管理，采用嚴格的控制手段，實現(xiàn)充分的資源共享。對業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種信息可以進行充分的分析與利用。