檔案數(shù)字化加工流程主要包括檔案清點、檔案整理和修復(fù)、目錄建庫、數(shù)據(jù)著錄及校對、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、案卷分件、OCR識別著錄與對應(yīng)檢查、雙層PDF文檔制作、批量掛接校對、檔案裝訂還原、還卷入庫、數(shù)據(jù)備份等主要加工環(huán)節(jié)。下面將從數(shù)字化加工流程從流程控制方式、各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、遵循的質(zhì)量標準、質(zhì)量保證措施及技術(shù)組織實施等幾方面進行進一步的描述。
　　1、檔案交接流程
　　將檔案從檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點、排列，粘貼條形碼，裝入有編號的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱，同時做到檔案防水、防壓、運輸安全，減少檔案的破損和丟失。
　　對接收的檔案按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點到盒(卷)，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。由用戶單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認。
　　對下架接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查，與用戶提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進行比對，如有錯誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請用戶方確認后再進行檔案整理等工作。
　　加工方考慮到用戶方提供的加工場地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作的有序進行。
　　2、掃描前整理流程
　　檔案清點：根據(jù)用戶單位的檔案資料分類對檔案進行整理，排序編號，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況(紙張狀況、照片頁、圖表頁)，包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫登記本。
　　登記涉密檔案，按要求整理退回。
　　編頁碼原則：以卷為掃描最小文件夾單位，每卷按頁編頁碼。即對每個需要掃描頁以每卷文件為單位，頁碼都是從“1”開始，依次編碼，頁碼寫于每頁文件的正面的右下角，反面的左下角。確保頁碼位置統(tǒng)一、整齊。此工序可保證加工中檔案順序一致，并方便質(zhì)檢人員質(zhì)檢圖像及保證檔案原件完整歸還。
　　檔案拆分原則：在數(shù)字化加工全流程中，為避免檔案的錯、亂、丟、毀，檔案盒內(nèi)的資料不離盒，不進行詳細的拆分和組包。檔案隨盒、盒隨工序進行數(shù)字化加工。每道加工工序結(jié)束后，將檔案放回原盒原位，始終保持檔案物理位置和邏輯位置的原版原貌。
　　對檔案進行拆分整理，清除檔案資料中的金屬物，避免掃描時金屬物損壞掃描儀。拆分后按原順序放回盒內(nèi)，保證分類檔案不離盒，以免造成資料混亂。
　　3、檔案掃描流程
　　檔案經(jīng)過整理人員整理完畢后，填寫任務(wù)單移交給掃描人員。掃描人員輸入“工號”和“密碼”登陸到數(shù)字化加工系統(tǒng)的掃描模塊。登錄：掃描人員進入數(shù)字化加工系統(tǒng)的掃描模塊，輸入“工號”和“密碼”進入掃描操作狀態(tài)，根據(jù)整理時標記出檔案的具體情況，選擇掃描儀及調(diào)整各項掃描參數(shù)。
　　打開軟件生成的電子版掃描任務(wù)單，核對掃描檔案的檔案編號等信息，核對無誤后開始對該檔案進行掃描。掃描時按照掃描頁頁碼的順序?qū)n案資料進行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，根據(jù)掃描件實際情況選擇彩色掃描方式，調(diào)整分辨率為300dpi。
　　掃描形成的圖像文件上傳到服務(wù)器中，文件采用黑白、灰度或彩色掃描，分辨率采用300dqi，存儲為JPEG標準格式，壓縮方式采用JPEG壓縮格式。掃描完成的圖像為單頁JPEG文件，以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號為據(jù)對掃描圖像建立相應(yīng)文件夾，并對文件夾內(nèi)圖像文件按要求按檔號/分類號進行命名。
　　4、圖像處理流程
　　為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真，采用自行研發(fā)的圖像處理“軟件怡魯檔案數(shù)字化流程與質(zhì)量管控系統(tǒng)”圖處模塊進行加工處理。對掃描后形成的圖像通過計算機自動處理和人工處理進行逐頁糾偏、去黑邊、掃描精度、對比度、亮度調(diào)節(jié)、影像的替換、插入、刪除、圖像拼接、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列順序調(diào)整等處理。應(yīng)避免重張、傾斜、模糊等圖像質(zhì)量問題。
　　對于掃描過程中出現(xiàn)切字，掃飄，掃描不完整不清晰等無法通過圖處解決的問題，由圖處人員按流程打回責任人，重新掃描。
　　對于不同的圖像狀況，分別采用如下方式進行圖像處理：
　　圖像歪斜：采用自動糾偏，或手動糾偏功能。
　　黑邊白邊：采用自動裁剪功或手工裁剪能。
　　圖像偏度不得大于1度，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。
　　大幅面檔案進行分區(qū)掃描的圖像進行圖像拼接，拼接處信息要完整，不能缺少任何信息，以保證圖像的整體性。
　　對方向不正確的圖像應(yīng)時行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。
　　圖像處理應(yīng)遵循盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則。重點處理掃描過程中產(chǎn)生的不屬于檔案頁面原有的內(nèi)容。對于檔案自身原有的污痕或線條，處理方法按照國家標準執(zhí)行。
　　5、圖像質(zhì)檢流程
　　質(zhì)檢崗位的專業(yè)質(zhì)檢員采用質(zhì)檢模塊對掃描完成后檔案電子目錄和圖像進行逐盒逐件逐頁的檢查，并根據(jù)情況對圖像進行提交或者打回操作。
　　質(zhì)檢管理模塊只用于圖像提交或打回操作，本身不做任何圖像處理。
　　采用自行研發(fā)質(zhì)檢模塊檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息的完整性。此軟件主要用來檢查圖像文件在局域網(wǎng)中傳輸時可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象，以及圖像文件是否完整，是否合格。如不合格，打回圖處環(huán)節(jié)進行重新處理。如有漏掃錯掃現(xiàn)象，則整卷打回掃描環(huán)節(jié)進行重掃。
　　質(zhì)檢崗位只采用看圖技術(shù)，不進行圖像處理，未質(zhì)檢圖像無法提交上傳，從而保證圖像掛接正確率及圖像合格率。
　　掃描資料的檢查：按照掃描頁登記頁碼的順序?qū)呙杷纬傻挠跋裎募M行檢查，不能有漏掃、重掃或錯序。
　　清晰度檢查：影像文件的清晰度應(yīng)限度地接近(等同于)掃描原件，掃描內(nèi)容要完整，畫面要端正。檢查經(jīng)過優(yōu)化處理的影像是否符合要求。
　　圖處不合格的圖像打回重新處理，掃描不合格數(shù)據(jù)，打回重新掃描，直至圖像清晰質(zhì)量優(yōu)秀。
　　6、看圖著錄與對應(yīng)檢查
　　案卷分件之后，進入看圖著錄與對應(yīng)檢查流程。軟件系統(tǒng)中對應(yīng)模塊為對應(yīng)檢查模塊。
　　系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)采用三種方式采集：1、對卷著錄；2、批量導(dǎo)入；3、看圖識別著錄。
　　為不影響檔案掃描以及檔案還卷工作，系統(tǒng)開發(fā)了看圖著錄功能，可以根據(jù)掃描的案卷封面、卷內(nèi)文件目錄以及檔案掃描件本身，進行OCR自動識別著錄。無需再去翻閱檔案原件。
　　通過OCR自動識別著錄著錄與對應(yīng)檢查流程，可以大大避免電子圖像和目錄著錄過程中的人為誤讀、誤錄、漏錄和掛接中誤掛漏掛等錯誤，通過在線方式的目錄與原文的比對，可迅速標識出可能發(fā)生錯誤的錄入項目，大大提高校對速度和效率。對應(yīng)檢查工作同時包含錄入校對，掃描復(fù)檢工作。
　　7、雙層PDF制作流程
　　掃描數(shù)據(jù)通過質(zhì)檢與對應(yīng)檢查無誤之后，需進行雙層PDF文檔制作。公司采用專業(yè)的OCR識別程序與PDF制作工具，進行雙層PDF批量制作。生成按檔號名稱命名的雙層PDF文檔。該流程由軟件程序自動完成，制作過程中，將有專人值守監(jiān)控，并隨時檢查已完成數(shù)據(jù)的合成質(zhì)量。
　　8、數(shù)據(jù)掛接流程
　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過我公司軟件程序，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索?！　?/div>