從智慧檔案館角度而言，首先應(yīng)當(dāng)將檔案信息數(shù)據(jù)化，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)將紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉(zhuǎn)化為電腦可以檢索的電子數(shù)據(jù)，并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、科學(xué)研究、數(shù)據(jù)分析以及主動(dòng)推送，這就是檔案的數(shù)據(jù)化，是智慧檔案建設(shè)的核心，也是檔案智慧化管理的必要條件。

異地備份，數(shù)據(jù)都是電子的，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，已經(jīng)形成的電子數(shù)據(jù)安全系數(shù)較低，風(fēng)險(xiǎn)也較大，因此為確保其安全，應(yīng)當(dāng)全部進(jìn)行異地備份，如遇檔案館數(shù)據(jù)不慎丟失，能確保有備份的數(shù)據(jù)可直接使用。自動(dòng)報(bào)警，在檔案室的設(shè)備使用上應(yīng)當(dāng)使用防火、防水、防盜、防遠(yuǎn)程攻擊等的自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。通過(guò)感知溫濕度情況，當(dāng)檔案室溫濕度超過(guò)范圍值應(yīng)啟動(dòng)自動(dòng)報(bào)警與調(diào)控設(shè)備。防火防水，檔案館建設(shè)在材料的使用上應(yīng)當(dāng)防火、防水，安裝自動(dòng)滅火裝置，在發(fā)生火災(zāi)的情況下自動(dòng)撲滅，確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)防火墻，采用*的信息安全保障技術(shù)與設(shè)備，建立數(shù)據(jù)防火墻，避免有人惡意竊取、篡改、調(diào)換或銷毀數(shù)據(jù)。