數(shù)字檔案室是信息化條件下檔案室的"升級(jí)版"，具體是指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，并通過不同類型網(wǎng)絡(luò)提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)。
數(shù)字檔案室的基本特征
與傳統(tǒng)檔案室相比較，數(shù)字檔案室具有的特點(diǎn)和功能：
1）檔案資源"數(shù)字"化。數(shù)字檔案室以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲(chǔ)各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲(chǔ)空間，改進(jìn)了組織形式。信息記錄形式的"數(shù)字"化，是數(shù)字檔案室的基本特征。
2）檔案實(shí)體"虛擬化"。通過對(duì)紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體"虛擬化"，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進(jìn)行管理和規(guī)范。
3）檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務(wù)流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。
4）信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案室依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自"登門造訪"，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5）檔案利用知識(shí)化。數(shù)字檔案室將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識(shí)單元的基礎(chǔ)上有機(jī)組織并鏈接起來，以動(dòng)態(tài)分布的方式為用戶提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)由檔案的提供向知識(shí)的提供轉(zhuǎn)變。
數(shù)字檔案室的建設(shè)內(nèi)容
數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)。
我們能提供的服務(wù)：
1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：
服務(wù)器、存儲(chǔ)與備份設(shè)備等系統(tǒng)硬件設(shè)備；數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、掃描軟件、光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等基礎(chǔ)軟件；計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等終端設(shè)備。
2）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)：
數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model）設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，應(yīng)能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，為電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全提供首要保障，并達(dá)到靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194-2012）。
3）數(shù)字檔案資源建設(shè)：
數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等。我司是具有涉密檔案數(shù)字化加工的資質(zhì)單位，可以為用戶提供檔案數(shù)字化加工外包服務(wù)。
4）保障體系建設(shè)：
我司可輔助用戶制定保障數(shù)字檔案室正常運(yùn)行的各項(xiàng)制度，包括：各門類電子文件歸檔管理制度、人才配備與經(jīng)費(fèi)保障制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)維和安全管理制度、機(jī)關(guān)檔案管理部門和電子文件形成部門、信息化部門職責(zé)分工及獎(jiǎng)懲制度等；我司還可以幫助用戶培養(yǎng)專職管理人員，使其具備檔案相關(guān)管理才能和信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。
典型用戶：
遼寧省 遼寧省自然資源廳 黑龍江省自然資源廳
遼寧省 遼寧省高級(jí) 遼寧省員會(huì)
山西省 玉樹州 西安市未央?yún)^(qū)行政審批服務(wù)局
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