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無紙化會議系統(tǒng)解決方案

一、 產(chǎn)品背景
企業(yè)現(xiàn)場會議問題

通過調(diào)研和客戶訪談，企業(yè)會議存在如下需求和開展過程中的痛處：
1) 開會的準備周期長、效率低，要經(jīng)過打印、裝訂、分發(fā)、簽到、收集投影資料等過程，效率有待提高。
2) 會議成本高，打印或復印大量會議資料，耗費大量的紙張，還存在裝訂出差錯的可能；
3) 含有經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃案、市場營銷案等高度保密的會議資料的打印和分發(fā)，會導致。
4) 現(xiàn)場會議或大型會議坐后排參會者在看會議資料時，看不清的阻礙；
5) 移動辦公的需求，想要輕便、簡單而又高效；
6) 會前閱讀會議材料，需要標記或者筆記資料內(nèi)容和自己觀點，但缺少一種工具在會前和會中都可方便使用。

使用自動化會議系統(tǒng)的好處

針對企業(yè)會議的問題和痛處，通過使用自動化會議系統(tǒng)，我們可以解決如下問題：

1) 提高辦公效率。將會議過程中的各環(huán)節(jié)無紙化、無線化，將多種信息化技術融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部搬上電子平臺，這樣管理者可以在更短時間內(nèi)完成多于以往的任務。

2) 降低辦公成本，包括打印、復印、裝訂、會議配套設備(投影儀、移動白板、白板筆等)所產(chǎn)生的費用；

3) 解決會議投影內(nèi)容看不清，姿勢累的問題；

4) 滿足移動辦公需求，帶平板、筆記本、手機即可參會，輕便、簡單、高效；

5) 不需要每個會議室都配備投影儀，系統(tǒng)通過同屏可以起到同屏瀏覽的效果，沒有投影儀也可聚焦重點；

使用前后的對比

使用自動化會議系統(tǒng)場景一：

使用前：開一些決策的相關會議，綜合部或者會議服務者要為各個與會打印相關資料，以便會上查看材料和發(fā)言。這一項準備工作，非常耗費時間，也難免出錯，同時耗費大量耗材成本。尤其是當有大量文檔的時候，此問題更嚴重。作為參會者，可能自己帶筆記本電腦入會，也可能直接使用打印的資料。

使用后：會議資料無需再打印，只需把會議資料上傳到服務端就已經(jīng)準備完畢。每一位參會者都會有一臺安裝“無紙化無線會議客戶端"的平板，相當于一個“個人會議終端"，可通過無線網(wǎng)絡訪問到已經(jīng)準備好的會議資料。無需麻煩的用筆記本或使用打印的資料。

使用自動化會議系統(tǒng)場景二：

使用前：會議參會者眾多，后排總有人看不清投影內(nèi)容。

使用后：通過“個人會議終端"，可方便瀏覽已上傳的會議材料，選擇同屏，可跟隨主講人當前屏幕內(nèi)容。
使用自動化會議系統(tǒng)場景三：

使用前：需要發(fā)言，翻打印的資料指住某一頁并且進行發(fā)言，所有參會者跟隨一起翻打印的資料。或者在電腦上打開該資料，然后連接投影設備，進行發(fā)言，當有多人需要發(fā)言時，需要切換設備等過程操作。
使用后：主講人可在參會者之間切換，切換后可把已經(jīng)準備好的會議資料打開，所有參會者都可同屏查看。方便很多、效率提高很多。

應用價值
該會議系統(tǒng)是一套會議的輔助工具，通過多種終端設備的屏幕同屏，及會議相關的輔助功能，解決企業(yè)無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料的難題，及會議過程中的障礙，達到降低企業(yè)會議成本、加強企業(yè)的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。

本系統(tǒng)主要由“會議服務端"和“個人會議終端"組成。
“會議服務端"主要包含會議控制服務、會議資料解析轉換服務、會議資料存儲服務等。
“個人會議終端"是運行在筆記本或移動終端上的應用軟件，包括PC瀏覽器上WEB版本、基于移動設備的安卓客戶端應用、IOS客戶端應用，“個人會議終端"由個人使用，通過WIFI、3G、4G網(wǎng)絡登入會議系統(tǒng)。

本產(chǎn)品與其它同類產(chǎn)品的競爭優(yōu)勢

產(chǎn)品支持多種終端同時參會

本產(chǎn)品支持用蘋果的iPad、安卓平板、安卓大屏手機、筆記本電腦、PC機等設備共同參會。采用PC和筆記本參會，將為企業(yè)利用現(xiàn)有投資。

產(chǎn)品支持多議題會議模式

本產(chǎn)品根據(jù)客戶需求的反饋，為滿足集團型企業(yè)、政企單位等現(xiàn)場會議需求，開發(fā)了同一會議多子議題的功能，滿足不同議題主講人員分權限控制能查看的會議資料的需求。

產(chǎn)品支持多種會議資料類型

產(chǎn)品支持的會議資料類型有：DOC、DOCX、PPT、PPTX、XLS、XLSX、PDF、PNP、JPG、MP4。

安全與穩(wěn)定性

操作系統(tǒng)更優(yōu)異：會議系統(tǒng)運行在Liunx操作系統(tǒng)平臺上，比一般廠家windows平臺的補丁不斷、攻擊、木馬侵入等更安全和穩(wěn)定。

應用服務更安全：提供帳號的認證、離線即刪除資料等功能，保障閱讀者的身份控制和會議資料的安全?，F(xiàn)有一些廠家是直接下載的SD卡中，能被第三方應用使用，或者被復制。

系統(tǒng)角色及權限描述

1).主持人

1、 主持人可通過“會議應用服務器"創(chuàng)建“會議"。

2、 可賦予與會人員主講權限。

3、 可控制會議進程，切換各個會議議題。

4、 與會過程可發(fā)起“投票"會議功能。

5、 會議結束后，可查看保存的會議資料。

2).主講人

1、 可上傳會議資料；

2、可簽到會議；

3、 可操作同屏會議資料，并進行重點標注；

4、 可全屏顯示同屏的資料；

5、 可隱藏標注和取消一步標注；

6、 可參與投票；

7、 可在會中載入和書寫筆記。

3).參會者

8、 會中，手機、PAD、PC可同屏接收到被共享的文檔內(nèi)容；

9、 可退出同屏，自己瀏覽會議資料；

10、 可申請成為主講人；

11、 參與投票；

12、 可在會中載入和書寫筆記。

4).來賓

13、 可登錄系統(tǒng)，看到屬于該來賓的當前會議。

14、只具有觀看權限，不能申請主講等。

三、業(yè)務流程及系統(tǒng)功能

核心業(yè)務流程：

創(chuàng)建會議流程

系統(tǒng)支持所有注冊用戶創(chuàng)建會議，董事會會議、總經(jīng)理辦公會議一般由對應的辦公廳或綜合部秘書創(chuàng)建。該會議類型是私秘性會議，即只有被邀請的人員才能參加。具體流程見下。

主講人參會流程

主講人是當前議題的主講人，每議題的主講人可分別在創(chuàng)建會主講人進入會議并開始演講的流程如下。

會議管理端功能
登錄系統(tǒng)

輸入系統(tǒng)的登錄信息（用戶名和密碼、驗證碼），通過用戶身份認證后，可登錄本系統(tǒng)并進入會議管理控制臺。

會議管理

系統(tǒng)支持任一認證用戶新建會議，并可創(chuàng)建“會議議程"及議程匹配的會議資料和參與議題討論的人員。認證用戶可查看在線會議列表、瀏覽會議資料、查看會議詳細信息。主持人或管理員可管理會議資料。遇到會議有變更，可變更會議信息。

用戶管理

會議管理員可根據(jù)自身組織情況，新建、刪除、編輯企業(yè)內(nèi)會議系統(tǒng)的用戶。并根據(jù)員工情況可管理使用系統(tǒng)的狀態(tài)：正常使用、鎖定不能登錄、阻止使用。
用戶組管理

系統(tǒng)管理員及會議管理員可創(chuàng)建用戶組，即把經(jīng)常參加會議的人員歸集到一個組中，在創(chuàng)建會議并選擇用戶組后，組成員都將成為議題內(nèi)參會人員。
會議室管理

會議管理員可根據(jù)企業(yè)會議室情況，進行會議室的新建、刪除、編輯操作。

會議資料管理

新建會議者可管理會議資料。包括在線查看會議資料，上傳、下載、刪除會議資料等。
統(tǒng)計會議數(shù)據(jù)

統(tǒng)計會議相關數(shù)據(jù)主要從管理需要角度、業(yè)務健康度角度出發(fā)。主要包含：系統(tǒng)使用方面的報表、會議召開方面的報表、會議資料閱讀方面的報表、移動設備版本使用方面的報表。

座席牌設置

座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務秘書在會前調(diào)取出來顯示。

銘牌先設置后顯示。銘牌設置背景色設置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應。具體操作界面見下。
個人會議終端功能
登錄系統(tǒng)

輸入系統(tǒng)的登錄信息（用戶名和密碼），通過用戶身份認證和設備認證后，可登錄本系統(tǒng)并進入會議。

快速建會

移動終端可快速創(chuàng)建會議。此種會議初始所有認證用戶可以看見，可設置密碼進入。

簽到

會議簽到是在創(chuàng)建會議時由會議創(chuàng)建人設置，在入會前由參會者根據(jù)設置要求進行簽到，簽到將會在會議結束后根據(jù)標準格式，輸出簽到表。

座席牌

座位銘牌功能是僅針對會議發(fā)下平板、會后收集平板的公司提供的功能。并且該功能一般由會務秘書在會前調(diào)取出來顯示。

銘牌先設置后顯示。銘牌設置背景色設置，字體大小根據(jù)終端已做到自適應。銘牌顯示以全屏方式顯示，點擊銘牌后，返回前一頁內(nèi)容。
呼叫會服服務

呼叫會服提供參會者在會上能向會場服務人員發(fā)起呼叫服務。呼叫會服的服務類型包括：紙、筆、茶水、其它。

會服人員可通過平臺可實時查看到具體服務對象和服務類型。并對服務狀態(tài)進行跟蹤和處理。

同屏文檔

可通過本系統(tǒng)和無線網(wǎng)絡進行會議資料的同屏，將“主講人"屏幕文檔內(nèi)容同步顯示給參會人員的PAD、手機、PC上。

自由閱讀

參會人員可根據(jù)自身需要，跟隨同屏，也可以退出同屏，進行自由瀏覽會議資料。自由閱讀時不再跟隨當前主講人進度。

閱讀控制

閱讀會議資料時，所有參會人員可進行上/下翻頁，以及進行預覽翻頁。如果是主講人做翻頁操作，所有參會設備將同步同屏演示文檔內(nèi)容。

在瀏覽時還可文檔放大/縮小/還原會議資料，上/下移動、左/右移動會議資料。

當前主講人雙擊移動設備屏幕，可實現(xiàn)會議資料的全屏顯示，此時所有參會者的終端都將全屏顯示。同時再次雙擊關閉全屏。

以上閱讀控制可*適配觸摸屏進行點擊、觸摸、雙擊等手指操作。
標注

標注功能類似現(xiàn)實場景的主講人用紅外筆在投影屏上劃的場景。

同屏啟用時,可使用標注工具輔助對會議資料進行標注，標注工具的操作包括：畫筆、粗細設置、顏色設置、還原、撤銷、清除等,并提供標注的隱藏或顯示功能。

當主講人進行標注時，所有參會者均可見標注內(nèi)容。

保存標注

系統(tǒng)自動保存當前主講人的文檔內(nèi)容及標注內(nèi)容。供參會人員下載、查看。為會議紀要、會后總結等提供信息參考
圖片集瀏覽

可一次性打包所要瀏覽的多張圖片，在新建會議時上傳此圖片集，在個人會議終端可翻頁瀏覽圖片集，并且可同屏顯示給其他參會者。
瀏覽視頻

支持MP4文件的上傳，在會議中可進行播放。
會議筆記

參會者可在會前及會中閱讀會議資料，并進行筆記的記錄。筆記記錄支持“劃線"、原筆跡輸入筆記、文本輸入筆記、筆屬性設置、橡皮擦等功能。

筆記記錄是用戶個人的私有記錄，不對第三方公開，筆記記錄完成后即保存，可隨時調(diào)出來進行閱讀。

投票

一個會議可以發(fā)起多次投票，每一次投票都有創(chuàng)建、發(fā)起、參與、結束這4個過程。

投票模式支持2種模式：1)、多選模式：從多個可選項中，選擇1個或多個認同的；可選項數(shù)額有上限設置，可選項不超過上限；2)、單選模式：從多個可選項中，只能選擇一個。

發(fā)起投票是主持人功能。每個議題可發(fā)起多次投票。單一投票可多次發(fā)起，每次都需要記錄。發(fā)起投票后，被選參會者將看到投票內(nèi)容（需要阻止其他操作），點擊可進入開始投票。主持人應能看到參與投票人員總數(shù)、實時變化的已投票總數(shù)，當前未投票人員姓名。

主持人在發(fā)起投票后，可根據(jù)情況結束投票。結束投票會匯總所有投票信息，并隨后進行結果展現(xiàn)（見參會者中的查看投票結果）。每一次的投票結束，都需要保留投票信息，以備查看或追查。

結束投票后將不再接受投票。結束投票后，結果不可更改。

變更主講

變更主講支持兩種模式。種模式：參會者申請，主講人或者主持人接到申請后，同意即申請成功；第二種模式：會議主持人在參會人員中選擇某一參會者設為主講人，可把主講人權限給目標人員。

會議進度控制

通過“開始會議、議題切換、關閉會議"的控制功能，來形成主持人的會議進度控制臺，方便主持人進行會議的進度控制。

其中“開始會議"、“關閉會議"將記錄時間，用于之后的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

會議議題控制

主持人創(chuàng)建會議后，已經(jīng)建立多個議題。在會中，主持人可根據(jù)議題討論節(jié)奏和情況，在多個議題中進行切換。
會服服務終端功能

會服人員專用終端。

可查看是哪個會議、哪位用戶、需要什么服務類型。根據(jù)需求去進行服務，并可對服務進行進展的跟蹤。

系統(tǒng)安全及服務

終端管理

所有登入系統(tǒng)的移動終端設備由此功能進行管理。系統(tǒng)內(nèi)存儲所有登錄設備，支持對單個設備進行阻止、許可2種操作，對于阻止的設備，在登錄做設備驗證時，將會阻止登入系統(tǒng)。

手勢登錄

為保障登錄安全和減少每次輸入數(shù)據(jù)的麻煩，系統(tǒng)提供手勢登錄，避免因記住密碼后，被他人借閱或丟失后查看到會議資料的風險。

文檔水印

任何認證用戶載入會議資料后，都將隱性的會顯示文檔水印，水印內(nèi)容為當前登錄者的姓名。該水印作用是截屏時，水印一并保留在圖片上。

安全審計

系統(tǒng)內(nèi)任何用戶、任何時間、登錄位置，登錄系統(tǒng)做任何操作，比如：登錄、進入會議、操作文檔、操作投票等動作都將被進行記錄。

離線即刪除資料

保障資料不被復制，資料原件不下載到移動終端，僅存儲在應用內(nèi)存空間，保持會議資料在線閱讀，退出會議后即刻刪除，避免外泄。

安全傳輸

本產(chǎn)品分為“個人會議終端"以及“會議服務端"，為保障網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩?，本產(chǎn)品支持HTTPS的管道傳輸方式，使得傳輸?shù)奈臋n資料、用戶信息、操作指令等不被網(wǎng)絡截取。

自動更新版本

當發(fā)布新的客戶端版本時，客戶端能自動的檢測與比較當前服務端存留的版本信息，根據(jù)“主版本號.子版本號.編譯版本號"的規(guī)則，逐個比較信息，并在低于服務器端版本時進行全自動化的下載更新。

IOS應用企業(yè)內(nèi)私有化部署

本產(chǎn)品支持IOS的應用在企業(yè)私有化部署模式，不再需要企業(yè)去Appstore下載通用版本，為企業(yè)個性化提供更快的服務。
四、技術方案

本產(chǎn)品的服務端將部署在企業(yè)的機房中，*使用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)進行管理和提供服務。以下從運行環(huán)境、網(wǎng)絡環(huán)境、部署方案等方面。
運行環(huán)境

會議系統(tǒng)應用服務及系統(tǒng)應構建在穩(wěn)定的Linux和相關基礎平臺上，會議終端應支持多種設備參與會議。具體請看運行環(huán)境說明。

產(chǎn)品運行環(huán)境
類型		所需運行環(huán)境
網(wǎng)絡	網(wǎng)絡環(huán)境	Wi-Fi/3G/4G/LAN
個人會議終端	PC客戶端	Windows/Linux/Mac Firefox，Chrome, IE10及以上
	Android平板和手機	Android4.2及以上
	iPad	IOS6及以上
會議服務端	服務器	redhat/centos6,ubuntu12.04

網(wǎng)絡建設

會議應用場景應適用多種固定環(huán)境和移動環(huán)境。
網(wǎng)絡建設建議

移動環(huán)境應支持Wi-Fi/3G/4G網(wǎng)絡。

固定環(huán)境主要是企業(yè)內(nèi)部會議場所，會議服務部署在企業(yè)的核心辦公網(wǎng)段，個人會議終端通過無線路由器連接到企業(yè)主干網(wǎng)，再訪問會議服務。

從企業(yè)外部訪問會議服務，應通過VPN安全訪問企業(yè)內(nèi)部的會議系統(tǒng)。
會議室現(xiàn)場建設建議

企業(yè)已具備Wi-Fi網(wǎng)絡環(huán)境，應根據(jù)使用的用戶數(shù)情況，建立Wi-Fi熱點。如果是非企業(yè)級的無線路由器（一般僅能支持10個左右用戶并發(fā)），建議單獨建立2-3個Wi-Fi熱點，一個熱點接入公司的設備，同時把要連接投影機的平板/PC設備接入此熱點下，通過PC/實現(xiàn)無線投影功能；另一熱點接入其他參會者的平板或其他終端設備。

如果是企業(yè)級無線路由器，則根據(jù)路由器支持的用戶數(shù)來進行判斷，一般企業(yè)級無線路由器都支持30及更多用戶數(shù)。

建議專門為會議場所單點部署企業(yè)級無線路由器。并且該路由器應該直通企業(yè)骨干網(wǎng)上的會議服務器，避免多網(wǎng)元的網(wǎng)絡。
部署方案

服務端程序包括：會議web服務應用、會議控制服務、文檔轉換服務、文件存儲服務、數(shù)據(jù)存儲服務。以上服務部署在1套linux環(huán)境中。

根據(jù)前期溝通，貴公司已經(jīng)具備wifi和網(wǎng)絡安全環(huán)境，則自動化會議系統(tǒng)只需一臺x86服務器，物理機和虛擬機皆可，其它利舊。詳細見下面拓樸結構：

建議有虛擬服務的企業(yè)采用虛擬化，減少投資。

產(chǎn)品主要技術指標

本服務端可支持多個會議同時開會，使用人數(shù)達到購買的用戶數(shù)上限（目前），初始狀態(tài)最多同一會議支持512人。

同屏文檔延遲<><>

設備建議

會議產(chǎn)品所需設備包括：服務端、移動終端及匹配的網(wǎng)絡設備，建議使用如下設備。

服務端設備

服務端運行可以用二種模式來實現(xiàn)，一種是運行在虛擬化環(huán)境中，另一種運行在硬件服務器上。無論哪種模式，都需要用匹配用戶數(shù)的同等性能設備來服務。

具體服務器設備配置需求見后的設備配置總表對應章節(jié)。

網(wǎng)絡設備

構建會議現(xiàn)場的無線網(wǎng)絡設備選擇企業(yè)級WIFI設備。因進入會議的終端設備依賴多并且使用時間長，需選擇并發(fā)用戶量大且穩(wěn)定，信號強度可調(diào)、設備無線頻道可設置的大廠商產(chǎn)品。