隨著政府、企事業(yè)單位等組織的檔案信息化建設(shè)的逐漸推進(jìn),大部分單位已完成了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè),但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容還只是檔案目錄數(shù)據(jù),大量的歷史留存的紙質(zhì)檔案還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)。這些紙質(zhì)檔案已不能滿足日新月異的檔案管理利用新形勢(shì)的需要,主要表現(xiàn)在:紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間、需要特殊的保管環(huán)境、無(wú)法進(jìn)行廣泛的共享查詢,隨著時(shí)間的推移,還面臨著腐蝕、老化、修復(fù)等一系列問(wèn)題。所以,作為檔案信息化建設(shè)工作中的重中之重——檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作已被很多單位納入檔案信息化建設(shè)工作的日程。
檔案數(shù)字化是應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)來(lái)處理原始文件、檔案、資料,形成數(shù)字化的電子數(shù)據(jù)文件,以方便存儲(chǔ)、管理和利用。檔案數(shù)字化加工有自行加工和外包服務(wù)兩種方式,其中泛采用的就是文件、檔案、資料的掃描加工外包服務(wù),它能節(jié)省有關(guān)內(nèi)部運(yùn)作所直接投入的資金和人力,大大提高工作效率。
沈陽(yáng)紫光啟明集多年檔案管理領(lǐng)域的科研成果,建立了一支專(zhuān)業(yè)的長(zhǎng)期服務(wù)于政府、企事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的骨干團(tuán)隊(duì),可以為廣大用戶提供專(zhuān)業(yè)、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化代加工服務(wù)。
數(shù)字化加工流程:
檔案數(shù)字化加工關(guān)鍵技術(shù):
1、 數(shù)字化加工生產(chǎn)管理系統(tǒng):智能化全過(guò)程管控,限度降低人為因素,提高生產(chǎn)效率,保證加工質(zhì)量。
2、 目錄輔助標(biāo)引:標(biāo)準(zhǔn)錄入項(xiàng)通過(guò)下拉列表選項(xiàng)錄入,支持著錄項(xiàng)不為空、重復(fù)錄入檢測(cè),提高檔案目錄的錄入質(zhì)量和速度。
3、 數(shù)據(jù)自動(dòng)比對(duì):系統(tǒng)以檔案目錄為中心,聯(lián)系檔案實(shí)體和數(shù)字化加工電子文件,以“做減法”為管理思想,提供25種數(shù)據(jù)自動(dòng)比對(duì)工具,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中 加工數(shù)據(jù)的一致性和完整性校驗(yàn),實(shí)現(xiàn)加工數(shù)據(jù)全流程可追溯,限度地排除了加工過(guò)程中的人為因素錯(cuò)誤。
4、 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì):提供多種統(tǒng)計(jì)功能,可對(duì)加工人員的日工作量、月工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì),可按全宗單位、人員、時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì),支持?jǐn)?shù)據(jù)匯總、數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能。
5、 安全審計(jì):加工現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)器均安裝有北信源主機(jī)監(jiān)控審計(jì)與補(bǔ)丁分發(fā)系統(tǒng),對(duì)所有服務(wù)器操作進(jìn)行審計(jì)和管理。