杰信EDM圖文檔管理系統(tǒng)

1、概述

在現(xiàn)在的信息社會(huì)中，每天都有大量的數(shù)據(jù)和文件在產(chǎn)生。多項(xiàng)調(diào)查顯示，超過(guò) 80％的數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)性的數(shù)據(jù)，絕大部分以各種文件格式、郵件格式存儲(chǔ)。而 Windows 操作系統(tǒng)和 Windows 網(wǎng)絡(luò)壟斷了工作環(huán)境，郵件系統(tǒng)也是人們最熟悉的辦公工具，所以在平日的工作中，人們使用的文件交換、共享、存儲(chǔ)方式就是通過(guò)郵件傳送、存在自己的電腦硬盤(pán)上、創(chuàng)建共享文件夾、拷貝到 U 盤(pán)上然后親自將遞送給同事，等等。

以上描述的工作方式，不管是在世界 500 強(qiáng)的大型企業(yè)里，還是在中小企業(yè)里，或是，都是常見(jiàn)的普遍現(xiàn)象。這也為企業(yè)和政府帶來(lái)了諸多麻煩，包括：

• 無(wú)法統(tǒng)一管理，需要時(shí)，不知道那一份文件在誰(shuí)的電腦硬盤(pán)上；

• 公司內(nèi)部人員的流動(dòng)造成內(nèi)部設(shè)計(jì)文檔流失；

• 安全控制是的隱患，什么重要文件在誰(shuí)的手里，如何控制問(wèn)題，如何遵循法規(guī)問(wèn)題，如果包含客戶的隱私問(wèn)題，都是非常棘手而又無(wú)法解決的問(wèn)題；

• 無(wú)法統(tǒng)一備份和災(zāi)備，需要花大量的人力和資源對(duì)每一臺(tái)電腦的硬盤(pán)進(jìn)行備份；

• 無(wú)法執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部的規(guī)則或流程；

• 每天花大量的時(shí)間和精力查找問(wèn)題，無(wú)法有效的索引和檢索；

• 。。。

2、杰信EDM 系統(tǒng)目標(biāo)

（1）提高圖文檔的有效管理

通過(guò)對(duì)圖文檔及用戶進(jìn)行分級(jí)管理，有效控制非本系統(tǒng)操作人員的非法操作；通過(guò)建立圖文檔的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)，使產(chǎn)品與圖文檔相關(guān)聯(lián)，利于對(duì)產(chǎn)品的進(jìn)一步管理。

（2）提高工作效率

通過(guò)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)管理各種圖庫(kù)，減少設(shè)計(jì)人員的檢索舊圖文檔時(shí)間，提高部門的運(yùn)作效率；對(duì)各部門生成的文件統(tǒng)一管理，并提供給相關(guān)部門訪問(wèn)，在更深層次上利用這些信息，提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率。

（3）確保設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)安全性

數(shù)據(jù)文件的組織由應(yīng)用程序管理，有權(quán)限控制。在文件系統(tǒng)和通用的商用數(shù)據(jù)庫(kù)上建立系統(tǒng)自己的數(shù)據(jù)文件管理方法，采用面向?qū)ο蠹夹g(shù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)上建立一層對(duì)象庫(kù)，對(duì)數(shù)據(jù)和文檔的管理通過(guò)對(duì)象庫(kù)與文件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行管理，確保數(shù)據(jù)和文件可靠。

（4）提供集中的、模塊化的管理

使信息維護(hù)化繁重為輕松，采用 D/S 架構(gòu)技術(shù)，使管理員能夠從任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)來(lái)管理、配置整個(gè)系統(tǒng)，建立并維護(hù)用戶及其它系統(tǒng)資源；系統(tǒng)的主要應(yīng)用集中于少數(shù)服務(wù)器，很大程度上減少了系統(tǒng)維護(hù)的工作量。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了多個(gè)使用者之間的協(xié)同工作。 

3、杰信EDM 系統(tǒng)功能

杰信EDM圖文檔管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)電子化圖文檔及相關(guān)電子文檔的廣泛、充分、有效的利用，具有全面的安全管理，分級(jí)管理及統(tǒng)計(jì)管理功能。主要功能有歸檔管理、圖文檔檢索、權(quán)限管理、日志管理、版本管理、統(tǒng)計(jì)管理和操作管理。具體如下：

（1）歸檔管理（產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理）

以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)（工程）的方式快速地建立整個(gè)企業(yè)需要管理的產(chǎn)品的圖文檔結(jié)構(gòu)庫(kù)、技術(shù)資料庫(kù)、圖庫(kù)等多種庫(kù)，對(duì)上述的各種庫(kù)可以進(jìn)行自行擴(kuò)充和維護(hù)，在工作中能方便地對(duì)圖庫(kù)的圖文檔進(jìn)行增加、刪除、更改，并對(duì)圖庫(kù)定期備份，使圖文檔資料的保存更為安全可靠。

▲以產(chǎn)品結(jié)構(gòu)樹(shù)的形式，直觀、形象地表達(dá)出產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)；

▲整個(gè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)包括：產(chǎn)品庫(kù)、通用件庫(kù)、標(biāo)準(zhǔn)件庫(kù)、外構(gòu)件庫(kù)等多種庫(kù)；

▲在權(quán)限許可的情況下，可對(duì)各種庫(kù)進(jìn)行增、刪、改等操作；

▲可定期對(duì)產(chǎn)品所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份；

▲提供手工輸入、直接讀取 PCAD 明細(xì)表和讀入文本文件等多種數(shù)據(jù)輸入方式；

▲產(chǎn)品庫(kù)與通用件庫(kù)之間的可以相互轉(zhuǎn)換；

▲不同產(chǎn)品之間可以相互借用，從而保持了產(chǎn)品數(shù)據(jù)的一致性；

（2）文檔管理

杰信 EDM 除了對(duì) PCAD、CAD、AUTOCAD 等其它 CAD 圖文檔進(jìn)行管理外，也可以對(duì)各類電子文件進(jìn)行分類管理。比如 WORD、EXCEL 生成的文件。

（3）圖文檔檢索（數(shù)據(jù)查詢）

杰信利用良好的用戶界面，提供包括快速查詢、模糊查詢和組合查詢?cè)趦?nèi)的多種檢索方式，如通過(guò)圖文檔屬性（圖號(hào)、設(shè)計(jì)人、設(shè)計(jì)日期等）進(jìn)行檢索、通過(guò)歸檔產(chǎn)品信息（各種機(jī)規(guī)信息）進(jìn)行檢索。

▲提供快速查詢、模糊查詢、組合查詢等多種查詢方式；

▲可將查詢結(jié)果以*.dbf、*.xls 等多種格式進(jìn)行保存、打?。?/span>

（4）權(quán)限管理（安全管理）

利用網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)提供的權(quán)限管理模式，一方面將用戶分為系統(tǒng)管理員、設(shè)計(jì)人員等幾個(gè)層次，實(shí)現(xiàn)用戶的分級(jí)管理，不同的用戶對(duì)不同的圖文檔擁有不同的操作權(quán)限，同時(shí)，在使用過(guò)程中，可動(dòng)態(tài)修改各種權(quán)限。

▲通過(guò)用戶管理將使用人員劃分為系統(tǒng)管理員、重點(diǎn)使用人員、一般使用人員等三級(jí)；

▲針對(duì)不同產(chǎn)品，設(shè)計(jì)人員可動(dòng)態(tài)設(shè)置何人對(duì)該產(chǎn)品擁有何種操作；

▲歸檔之后，只有系統(tǒng)管理員可進(jìn)一步動(dòng)態(tài)配置操作權(quán)限；

（5）統(tǒng)計(jì)管理

系統(tǒng)提供了必要的統(tǒng)計(jì)功能，包括總明細(xì)表、標(biāo)準(zhǔn)件統(tǒng)計(jì)表、外構(gòu)件統(tǒng)計(jì)表、外協(xié)件統(tǒng)計(jì)表等，同時(shí)可對(duì)各種統(tǒng)計(jì) BOM 信息進(jìn)行保存、打印輸出。

▲提供多種統(tǒng)計(jì)報(bào)表：總明細(xì)表、標(biāo)準(zhǔn)件統(tǒng)計(jì)表、外構(gòu)件統(tǒng)計(jì)表等； 

▲報(bào)表格式可依具用戶需求定制； 

（6）日志管理（歷史記錄）

系統(tǒng)對(duì)各個(gè)操作者的登錄系統(tǒng)，下載文件及各種關(guān)鍵的重要操作都將自動(dòng)記錄在案，用戶可通過(guò)對(duì)查閱圖文檔及修改圖文檔的日志記錄，對(duì)圖文檔資料進(jìn)行有效的管理，做到有據(jù)可查，保障圖文檔的安全。

▲自動(dòng)記錄所有登錄系統(tǒng)的信息；

▲自動(dòng)記錄所有下載圖文檔信息； 

▲自動(dòng)記錄所有操作信息；

（7）版本管理（版本控制）

如需對(duì)已經(jīng)歸檔的圖文檔資料進(jìn)行更改，原始圖文檔資料又須保存，系統(tǒng)的版本管理功能可將更改后的圖文檔與原始圖文檔同時(shí)保存，并自動(dòng)排列版次。當(dāng)版次達(dá)到用戶設(shè)置的版次后，繼續(xù)修改，系統(tǒng)將自動(dòng)刪除最原始的版次。

▲對(duì)于歸檔圖文檔，如果進(jìn)行更改將進(jìn)行版本管理；

▲對(duì)于版次，用戶可根據(jù)自己需要任意設(shè)置；

（8）操作管理

圖文檔管理系統(tǒng)對(duì)圖文檔資料的信息提供了多種方便的輸入方式，包括手工錄入、直接讀入文本文件、從 PCAD 所繪圖文檔中的名細(xì)表及標(biāo)題欄自動(dòng)讀取相關(guān)信息等；提供產(chǎn)品零件部件與通用件的相互借用；提供多種文件格式的快速瀏覽。

從以上功能可以看出杰信圖文檔管理系統(tǒng)能夠使你的企業(yè)：

▲解決 CAD 圖文檔歸檔問(wèn)題。用計(jì)算機(jī)介質(zhì)（硬盤(pán)或光盤(pán)）可大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，為企業(yè)節(jié)省新建或擴(kuò)建資料檔案室的投資費(fèi)用；

▲實(shí)現(xiàn)圖文檔的快速查找，大大節(jié)省工程設(shè)計(jì)人員的寶貴時(shí)間；

▲版本控制體系可以有效地控制產(chǎn)品的設(shè)計(jì)質(zhì)量，提高企業(yè)質(zhì)量管理水平；

▲產(chǎn)品信息報(bào)表統(tǒng)計(jì)匯總智能化，極大地提高效率

▲可與其他的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，可使信息交流的中間環(huán)節(jié)無(wú)紙化；

▲安全體系可防止圖文檔的非正常擴(kuò)散，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)財(cái)富不流失。

▲使企業(yè)建立新的適應(yīng)信息化時(shí)代要求的圖文檔管理模式。

（9）工作流程

杰信工作流程可定制成固定流程和可配置流程，可配置流程隨時(shí)可以進(jìn)行流程調(diào)整。

（10）批量工具

杰信 EDM 可以對(duì)圖文檔批量入庫(kù)、批量出庫(kù)、批量轉(zhuǎn)換、批量打印、拼圖打印、表單定義、報(bào)表定義。

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