如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個(gè)部分：

·　針對(duì)普通用戶的部分：針對(duì)普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：消息平臺(tái)和網(wǎng)站，主要提供檔案的信息服務(wù)，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能。為方便用戶使用，本部份以B/S的方式實(shí)現(xiàn)，提高了使用方便性和系統(tǒng)的易維護(hù)性。

·　針對(duì)檔案管理員的部分：針對(duì)檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用和日常工作五個(gè)模塊，主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對(duì)歸檔文件的錄入、收集和整理，同時(shí)提供檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理、檔案實(shí)體的輔助管理和對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能方便實(shí)用、簡(jiǎn)單快捷。

·　針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分：針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分主要指系統(tǒng)維護(hù)，是提供系統(tǒng)維護(hù)人員（可以是信息人員、也可以是檔案人員）對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行定制和維護(hù)的工具包。系統(tǒng)維護(hù)主要提供了以下工具：系統(tǒng)權(quán)限的定制、檔案管理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制和對(duì)數(shù)據(jù)及用戶使用的維護(hù)和設(shè)置工具。本部份只能提供對(duì)系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)熟悉的管理員使用，用于針對(duì)本單位情況建立檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)和備份以及可以針對(duì)今后的發(fā)展和變化進(jìn)行適應(yīng)性修改。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，并可擴(kuò)充。

增強(qiáng)版保留了標(biāo)準(zhǔn)版產(chǎn)品中的所有特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上主要做了以下改進(jìn)，具有如下特點(diǎn)：

·　使用簡(jiǎn)單方便，*按照檔案管理的業(yè)務(wù)組織功能模塊，并且使用十分方便快捷，普通用戶一看界面就知道怎樣使用；

·　增加了文件管理子系統(tǒng)，可以對(duì)歸檔前的文件進(jìn)行管理，這樣不僅提供了各歸檔部門對(duì)自身文件的管理手段，而且實(shí)現(xiàn)了文檔的一體化；

·　用戶的界面風(fēng)格有很大變化，在一個(gè)界面下面實(shí)現(xiàn)了所有功能，而不需要切換不同的模塊和界面；同時(shí)數(shù)據(jù)的展現(xiàn)形式更加形象直觀，為資源管理器風(fēng)格，用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和操作一目了然；

·　可以實(shí)現(xiàn)分散整理、集中整理和混合模式的歸檔文件整理流程，更加靈活和適應(yīng)未來的變化；

·　針對(duì)大型集團(tuán)企業(yè)，可以實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)、集中應(yīng)用的多全宗集中式管理；

·　檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)更加安全可靠，可以選擇存在數(shù)據(jù)中，也可以以文件系統(tǒng)方式存儲(chǔ)在文件服務(wù)器上；

·　用戶的機(jī)構(gòu)和權(quán)限管理功能更加強(qiáng)大和靈活，同時(shí)又不失管理的方便性，增加了角色的概念，可以通過角色進(jìn)行方便的賦權(quán)；

·　應(yīng)用和開發(fā)平臺(tái)得到全面升級(jí)，新系統(tǒng)全面支持新的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)；

·　數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和查詢效率得到了更好的優(yōu)化和提高；

·　更加注重檔案的收集整理和開發(fā)利用，可以根據(jù)規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)整理，并為檔案管理人員對(duì)檔案信息的提煉提供了更好的工具；

·　大量新技術(shù)的應(yīng)用和集成：

·　在線OCR技術(shù)·　全文檢索技術(shù)·　數(shù)據(jù)交換技術(shù)·　流數(shù)據(jù)文件瀏覽技術(shù)·　和其它系統(tǒng)的接口技術(shù)

·　系統(tǒng)采用C/S和B/S混合結(jié)構(gòu)，其中提供網(wǎng)上用戶利用的部份采用B/S方式實(shí)現(xiàn)，這部份用戶量大，采用B/S方式對(duì)用戶的使用和系統(tǒng)的維護(hù)都提供了很大的方便；檔案業(yè)務(wù)部份是通過C/S方式實(shí)現(xiàn)的，這部份采用C/S方式具有更強(qiáng)的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強(qiáng)大的對(duì)數(shù)據(jù)操作的功能，主要針對(duì)檔案部門的檔案管理人員。