RFID檔案管理解決方案

一、項(xiàng)目背景

2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬平方米，而保存的檔案則有25284.5萬卷;還有各類聲像檔案、以磁盤光盤為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔(dān)著大量的檔案進(jìn)館儲(chǔ)存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，限度開發(fā)已有檔案庫房的保管能力，節(jié)約檔案庫房建設(shè)資金，成為各級(jí)檔案部門迫切需要解決的問題。另一方面，近些年隨著檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲(chǔ)直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效應(yīng)。

² 檔案倉庫管理現(xiàn)狀：

　在檔案信息化的過程中，存在著大量的歷史紙質(zhì)檔案，并且企業(yè)的日常運(yùn)作過程中還在不斷的產(chǎn)生這種檔案。這些資料對(duì)于企業(yè)來說是很重要的 企業(yè)知識(shí)，企業(yè)分析利用這些檔案的愿望是很迫切的。但傳統(tǒng)的檔案管理模式，由于占用的存放空間大，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠， 不能滿足企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中高效運(yùn)作和流通性的需求，RFID的應(yīng)用解決了這些問題。

² 檔案倉庫管理需求：

1. 實(shí)現(xiàn)設(shè)備進(jìn)出倉庫智能化管理。

采用物聯(lián)網(wǎng)智能化感知技術(shù)，使用手持機(jī)結(jié)合固定式采集設(shè)備，對(duì)資產(chǎn)標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

利用智能移動(dòng)終端或固定式采集設(shè)備，完成資產(chǎn)的新增、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、 歸還、轉(zhuǎn)移、維修保養(yǎng)、報(bào)廢和清理等日常管理工作，高效、精確的實(shí)現(xiàn)了對(duì)資產(chǎn)全生命周期的跟蹤管理。

解決了資產(chǎn)家底狀況信息不明、盤點(diǎn)不清、管理信息滯后、維護(hù)管理困難等問題， 保證了資產(chǎn)的帳物相符，提高資產(chǎn)利用率，從而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的信息化管理。

2. 解決設(shè)備借用、歸還監(jiān)督管理。

借用設(shè)備涉及本公司下屬施工單位也可能涉及外部兄弟單位，如何做到設(shè)備借用管理，到期跟催、歸還管理，設(shè)備當(dāng)前使用狀況查詢，將提高設(shè)備使用的安全和效率。

3. 設(shè)備的維護(hù)管理信息化，做到設(shè)備到期維護(hù)提醒。設(shè)備涉及國家質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)、使用期限日常維護(hù)，系統(tǒng)提供日常維護(hù)報(bào)表，方便設(shè)備倉庫管理人員工作。

² 檔案庫房規(guī)劃目標(biāo)：

將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動(dòng)化庫房的優(yōu)勢(shì)和無線射頻技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)庫房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫作業(yè)的自動(dòng)化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內(nèi)外各個(gè)行業(yè)采用自動(dòng)化倉庫的情況己經(jīng)充分證明，使用自動(dòng)化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲(chǔ)、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID作為信息載體，對(duì)每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯(cuò)率,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、提高對(duì)檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。

目前將無線射頻技術(shù)應(yīng)用到高密度智能化檔案庫在檔案系統(tǒng)運(yùn)用較少，積累的經(jīng)驗(yàn)不多，無線射頻技術(shù)結(jié)合高密度智能化檔案庫可在理論和實(shí)踐中為檔案的高密度智能儲(chǔ)存做有益的探索，無論是從理論上，還是在實(shí)踐中，都是一個(gè)飛躍。

二、捷友RFID檔案管理系統(tǒng)功能特點(diǎn)

系統(tǒng)技術(shù)特點(diǎn)

1.RFID檔案標(biāo)簽樣式及內(nèi)容可自定義。

2.RFID檔案標(biāo)簽信息個(gè)性化加密，防止重要資產(chǎn)信息泄露，強(qiáng)化資產(chǎn)信息的安全。

3.手持智能終端能夠獨(dú)立完成資產(chǎn)領(lǐng)用、盤點(diǎn)、歸還、轉(zhuǎn)移、維修保養(yǎng)、報(bào)廢等操作。

4.手持智能終端支持無線聯(lián)網(wǎng)在線工作和脫機(jī)離線獨(dú)立工作兩種工作模式，同時(shí)支持多手持智能終端同時(shí)工作，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步。

5.支持檔案按來源、部門、人員、位置、狀態(tài)進(jìn)行盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。

7.資產(chǎn)信息表格批量導(dǎo)入，減少人工錄入的工作量，提高工作效率。

8. 智能信息提醒功能，包括檔案歸還時(shí)間、計(jì)量時(shí)間、維修保養(yǎng)時(shí)間、報(bào)廢時(shí)間等到期提醒。  

9.報(bào)警提醒功能，檔案被非帶出時(shí)發(fā)出聲光報(bào)警、語音提醒、照片抓拍存檔，防止檔案非移動(dòng)或丟失。

10.管理實(shí)時(shí)，操作快捷、簡(jiǎn)便，日志記錄詳盡，完整的“管理鏈路”。

11.信息按級(jí)公開，權(quán)限控制嚴(yán)格，層級(jí)明確，實(shí)現(xiàn)“向上負(fù)責(zé)”；

12.自動(dòng)識(shí)別、距離遠(yuǎn)、精度高，抗干擾性能好，分析判斷智能化。

13.人員必須自覺遵從系統(tǒng)規(guī)則和操作流程，便于實(shí)時(shí)管控和檢查督促，*的安全信用值量化管理；人性化管理、避免沖突。

14.*的預(yù)警、報(bào)警功能；分布式結(jié)構(gòu)，便于組網(wǎng)、機(jī)動(dòng)部署和范圍擴(kuò)展。

15.模塊化設(shè)計(jì)，便于功能擴(kuò)展和特殊模塊定制。

三、射頻識(shí)別技術(shù)介紹

射頻識(shí)別是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無需人工干預(yù)，可工作于各種惡劣環(huán)境。射頻識(shí)別技術(shù)可識(shí)別高速運(yùn)動(dòng)物體并可同時(shí)識(shí)別多個(gè)標(biāo)簽，操作快捷方便。

射頻識(shí)別系統(tǒng)由一個(gè)詢問器（或閱讀器）和很多應(yīng)答器（或標(biāo)簽）組成。射頻識(shí)別技術(shù)包括了一整套信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，包括：射頻識(shí)別標(biāo)簽，又稱射頻標(biāo)簽、電子標(biāo)簽，主要由存有識(shí)別代碼的大規(guī)模集成線路芯片和收發(fā)天線構(gòu)成，目前主要為無源式，使用時(shí)的電能取自天線接收到的無線電波能量；射頻識(shí)別讀寫設(shè)備以及與相應(yīng)的信息服務(wù)系統(tǒng)。

三、RFID檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/span>

四、主要技術(shù)指標(biāo)及使用要求

（1）目標(biāo)標(biāo)簽種類

無線射頻標(biāo)簽915超高頻頻段

（2）探測(cè)距離

無源RFID——超高頻——3～10m

(3) 數(shù)據(jù)傳輸方式與性能指標(biāo)

無線網(wǎng)絡(luò)通信與有線網(wǎng)絡(luò)通信相結(jié)合，性能指標(biāo)視網(wǎng)絡(luò)配置情況而定，系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)帶寬要求為<128kbps

(4)電磁兼容性要求

經(jīng)實(shí)驗(yàn)環(huán)境和實(shí)際應(yīng)用環(huán)境測(cè)試，與現(xiàn)有經(jīng)無線電管理委員會(huì)審核的產(chǎn)品設(shè)備無沖突、無相互干擾。

(4) 環(huán)境適應(yīng)性

見下表：

（5）實(shí)用性

l 標(biāo)簽性價(jià)比高

標(biāo)簽成本符合實(shí)際用戶所能承受的范圍，且調(diào)整靈活，隨著我國加大對(duì)標(biāo)簽制造業(yè)的大力扶持和眾多大型生產(chǎn)企業(yè)的加入，今后標(biāo)簽價(jià)格將會(huì)更加低廉。

l 可靠性高

系統(tǒng)使用標(biāo)簽符合國際標(biāo)準(zhǔn)。

l 易于維修維護(hù)

l 安全保密性

具有信息安全防護(hù)與保密手段，保證系統(tǒng)訪問、數(shù)據(jù)及通信的安全。

l 人機(jī)適應(yīng)性

易于部署、安裝簡(jiǎn)便、操作簡(jiǎn)單。

l 系統(tǒng)的擴(kuò)充性

預(yù)留接口，可與其他標(biāo)準(zhǔn)件通過開發(fā)接口程序?qū)崿F(xiàn)互連

四、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

在原來的非Client/Server結(jié)構(gòu)模式下進(jìn)行涉密載體管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)中，一般采用文件服務(wù)器/工作站的結(jié)構(gòu)模式，每當(dāng)前臺(tái)工作站有數(shù)據(jù)請(qǐng)求的時(shí)候，就會(huì)打開服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫，用網(wǎng)絡(luò)將整個(gè)數(shù)據(jù)庫傳到工作站，在前臺(tái)處理完以后，再將整個(gè)數(shù)據(jù)庫傳送回服務(wù)器。這樣，聯(lián)機(jī)事務(wù)處理的響應(yīng)時(shí)間和網(wǎng)絡(luò)上的無效傳輸大大增加，從而增加了網(wǎng)絡(luò)的負(fù)擔(dān)，降低了相應(yīng)速度。影響了整個(gè)服務(wù)器的性能。

采用的Client/Server結(jié)構(gòu)，Client端只要將請(qǐng)求發(fā)給Server端，而Server端在處理完請(qǐng)求之后，只是把結(jié)果返回給Client端。實(shí)際上在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)闹挥?/font>SQL語句和結(jié)果數(shù)據(jù)。同時(shí)，Client負(fù)責(zé)友好的界面與用戶交互。而Server專門負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)庫的操作、維護(hù)、提高了整個(gè)系統(tǒng)的吞吐量和響應(yīng)時(shí)間。在Client/Server結(jié)構(gòu)模式下進(jìn)行檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)具有如下一些特點(diǎn)。
　　1、 系統(tǒng)的聯(lián)機(jī)事務(wù)能力大大提高：采用Client結(jié)構(gòu)，使檔案系統(tǒng)合理的劃分?jǐn)?shù)據(jù)和功能，均衡分配Client和Server上的負(fù)載，減少網(wǎng)絡(luò)傳輸，能為聯(lián)機(jī)事務(wù)處理提供高的事務(wù)吞吐量，短的響應(yīng)時(shí)間，并且增加用戶數(shù)量。
　　2、 系統(tǒng)的開放性和可擴(kuò)充性能增強(qiáng)：基于Client/Server結(jié)構(gòu)的檔案系統(tǒng)采用開放的Server接口軟件，使不同協(xié)議的兩個(gè)Client應(yīng)用軟件可以通過Server聯(lián)結(jié)，使檔案系統(tǒng)的開放性和易擴(kuò)充性增強(qiáng)。
　　3、 系統(tǒng)的安全性增強(qiáng)：由于采用Client/Server結(jié)構(gòu)的檔案中，數(shù)據(jù)的各種操作和維護(hù)都在Server端進(jìn)行，而用戶在Client端根據(jù)來使用Server端的數(shù)據(jù)。這樣為數(shù)據(jù)提供了強(qiáng)有力的安全保證。同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)的可靠性管理以及維護(hù)也帶來了方便。
　　4、 充分利用各種資源，提高了檔案系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)生產(chǎn)率

四、RFID檔案管理系統(tǒng)功能

系統(tǒng)工作流程

檔案入館

　　1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，通過RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面。

　　2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過RFID讀卡器對(duì)檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫記錄。

檔案借閱

　　1、 借閱申請(qǐng)

　  通過權(quán)限分配有許可的用戶，可以通過WEB端在本地獨(dú)立網(wǎng)絡(luò)訪問軟件端的借閱申請(qǐng)界面，根據(jù)檔號(hào)進(jìn)行借閱

    2.借閱登記

檔案借閱出庫會(huì)自動(dòng)生成借閱登記記錄，借閱人，借閱時(shí)間，歸還時(shí)間等

　　3.檔案查找

　　每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱、檔案編號(hào)、存放位置等，工作人員按照申請(qǐng)記錄進(jìn)行檔案查找。

　　查找完成后，工作人員必須通過讀卡器對(duì)電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號(hào)。

　　4.檔案借出

　　保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號(hào)。

檔案歸還

　　1.用戶完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記。若用戶超過的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;

　　2.保管處工作人員將檔案放回存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

檔案防盜

　  當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫指令而異常離開庫位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案查詢管理

　　用戶在有的終端（PC或者平板）進(jìn)行登錄WEB端程序，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行檔案查檔功能操作。

檔案銷毀提醒

　　檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫中。在保管過程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期*，軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷毀或繼續(xù)保管處理。

檔案盤點(diǎn)管理

　　采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤點(diǎn)，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤點(diǎn)操作。

使用手持機(jī)可以方便檔案庫房管理人員對(duì)檔案庫房的檔案進(jìn)行標(biāo)簽登記、存址發(fā)卡、檔案發(fā)卡、檔案借閱、檔案歸還、存址管理、檔案盤點(diǎn)、檔案移庫，日常檢查等操作，通過手持設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案庫房現(xiàn)場(chǎng)無紙化實(shí)時(shí)管理。

六、質(zhì)量、可靠性、維修性及標(biāo)準(zhǔn)化

硬件設(shè)備供應(yīng)商負(fù)責(zé)所有硬件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)；軟件開發(fā)部門負(fù)責(zé)硬件接口與系統(tǒng)的融合，互連、互通、互操作。

售后服務(wù)的質(zhì)量保證，根據(jù)合同規(guī)定向使用方提供有關(guān)的服務(wù)，對(duì)設(shè)備在使用中出現(xiàn)的故障即使提供維修服務(wù)等。

8．1．1 設(shè)計(jì)質(zhì)量控制

重點(diǎn)對(duì)技術(shù)文件和資料、設(shè)計(jì)分析、設(shè)計(jì)輸入輸出、設(shè)計(jì)更改等環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

8．1．2 開發(fā)質(zhì)量控制

     擬定實(shí)驗(yàn)規(guī)范，按規(guī)定履行審批程序，逐一進(jìn)行，評(píng)審過后方可實(shí)施；嚴(yán)格貫徹質(zhì)量

評(píng)審制度，認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)，并對(duì)評(píng)審中提出的問題進(jìn)行質(zhì)量跟蹤。

8．1．3 硬件設(shè)備質(zhì)量控制

符合國內(nèi)國際有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，硬件供應(yīng)商應(yīng)是獲得資質(zhì)認(rèn)可的代理商或有科研背景的公司。

8．2 可靠性、維修性控制措施

建立可靠性信息閉環(huán)管理系統(tǒng)，制定信息的收集、傳遞、反饋、分析、處理和歸檔等必要的程序和管理要求。

建立故障審查制，對(duì)系統(tǒng)研制過程中的重大故障的分析結(jié)論和糾正措施的正確性進(jìn)行審查。

制定硬件控制大綱，明確各類硬件產(chǎn)品的選擇和使用要求以及質(zhì)量、可靠性和篩選等級(jí)的優(yōu)先程序制定故障報(bào)告、分析及糾正措施，以保證故障信息的正確性和完整性，及時(shí)利用故障信息對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行分析、改造，實(shí)現(xiàn)可靠性增長(zhǎng)。

限度地選用經(jīng)過質(zhì)量認(rèn)證并經(jīng)使用證明可靠的通用件、標(biāo)準(zhǔn)件，以獲得較好的成熟系數(shù)和可靠性。

8．3 標(biāo)準(zhǔn)化控制措施

擬定“檔案系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化大綱”。明確系統(tǒng)研制過程的標(biāo)準(zhǔn)化要求和各種技術(shù)文件的編制要求。

采用標(biāo)準(zhǔn)化原理、方法進(jìn)行設(shè)計(jì)，以提高項(xiàng)目研制的通用化、系列化、組合化水平，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化系數(shù)不低于70%。

在設(shè)計(jì)中貫徹標(biāo)準(zhǔn)化思想，大量采用標(biāo)準(zhǔn)件，減少單元品種，系統(tǒng)設(shè)計(jì)中盡量使用通用化組件，以增強(qiáng)系統(tǒng)組件互換性。

建立標(biāo)準(zhǔn)化檢查制度，檢查系統(tǒng)研制過程中標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行情況，組織審查標(biāo)準(zhǔn)化文件，確保標(biāo)準(zhǔn)化大綱的貫徹執(zhí)行。

四、所用的主要硬件

1.工業(yè)級(jí)RFID手持終端

2. RFID超高頻熱轉(zhuǎn)印機(jī)

3. RFID超高頻讀寫器一體機(jī)

用戶案例