隨著計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)的快速進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)（Internet）和內(nèi)部局域網(wǎng)（Intranet）在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮著巨大的作用。市場經(jīng)濟(jì)使得各企業(yè)越來越重視效率的提高和成本的減少。傳統(tǒng)紙張表單，手工傳遞式的流程已不能滿足事務(wù)流程在時(shí)間上的及時(shí)性和空間上跨地域性的信息化辦公需求?，F(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展迫切需要建立一套穩(wěn)定、便捷、安全的基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的電子化文件傳輸平臺(tái)，通過這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作，借助電子表單傳遞企業(yè)各類信息，實(shí)施對(duì)流程的處理、跟蹤、查詢、統(tǒng)計(jì)等操作，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，推動(dòng)企業(yè)e化進(jìn)程，提升企業(yè)的綜合競爭力。

為什么要實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化？
目前，諸多公司內(nèi)部的大量表單，包括行政、人事、IT等大部分都是采用紙張?zhí)顚?，手工傳遞或者Word / Excel文檔填寫，郵件發(fā)送的方式。手工處理工作流程，一方面無法對(duì)整個(gè)流程狀況進(jìn)行有效跟蹤、了解，另一方面難免會(huì)出現(xiàn)人為的失誤和時(shí)間上的延時(shí)導(dǎo)致效率低下，特別是無法進(jìn)行量化統(tǒng)計(jì)，不利于查詢、報(bào)表及績效評(píng)估。
問題的具體表現(xiàn)如下：
很多時(shí)間和精力浪費(fèi)在事務(wù)的傳遞和內(nèi)部的協(xié)調(diào)上；
處理過程效率低下，容易導(dǎo)致市場和客戶反應(yīng)滯后；
對(duì)于沒有規(guī)范業(yè)務(wù)流程的某些業(yè)務(wù)，責(zé)任不明確，容易造成管理上的真空；
對(duì)于有規(guī)范業(yè)務(wù)流程的業(yè)務(wù)，因缺乏處理過程的紀(jì)錄和跟蹤，實(shí)際操作過程中，人為干擾的因素還大量存在，導(dǎo)致有了標(biāo)準(zhǔn)但無法按標(biāo)準(zhǔn)辦事的情況存在；
企業(yè)數(shù)據(jù)和知識(shí)得不到充分利用；
處理時(shí)間、費(fèi)用、效率無法控制和度量；
關(guān)鍵業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)常常因各種因素造成時(shí)間黑洞和延誤；
過度依賴于紙張，不僅浪費(fèi)而且拖慢了企業(yè)的發(fā)展步伐；
無法實(shí)現(xiàn)表單的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等；
內(nèi)部信息化設(shè)備（服務(wù)器、PC、專線等）得不到充分的利用。
……
上海東尚信息科技公司，ES-WorkFlow 工作流系統(tǒng)軟件采用了工作流系統(tǒng)，將實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化，帶來的好處是非常明顯的，這包括提高企業(yè)運(yùn)營效率、改善企業(yè)資源利用、提高企業(yè)運(yùn)作的靈活性和適應(yīng)性、提高工作效率、集中精力處理核心業(yè)務(wù)、跟蹤業(yè)務(wù)處理過程、量化考核業(yè)務(wù)處理的效率、減少浪費(fèi)、增加利潤、充分發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源的作用。實(shí)施工作流系統(tǒng)將達(dá)到縮短企業(yè)運(yùn)營周期、改善企業(yè)內(nèi)（外）部流程、優(yōu)化并合理利用資源、減少人為差錯(cuò)和延誤，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率等目的。
具體表現(xiàn)為：
將的事務(wù)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候傳遞給適當(dāng)?shù)娜耍?br>員工可將精力集中到自己的關(guān)鍵業(yè)務(wù)上；
無需進(jìn)行流程的培訓(xùn)、平滑實(shí)現(xiàn)流程變更；
管理層可隨時(shí)掌握業(yè)務(wù)情況和業(yè)務(wù)流程處理效率，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的管理監(jiān)控；
隨時(shí)得到歷史數(shù)據(jù)和報(bào)表；
減少紙張浪費(fèi)，節(jié)約管理成本；
內(nèi)部矛盾、客戶報(bào)怨，以及人為差錯(cuò)和延誤將大為減少；
工作效率提高；
資源利用率提高；
流程規(guī)范性增強(qiáng)；
溝通和信任度提升；
透明度增強(qiáng)；
服務(wù)質(zhì)量提高；
輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動(dòng)辦公，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理“零響應(yīng)”；
后臺(tái)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用，提供報(bào)表、查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索、分析等功能，輔助企業(yè)決策；
發(fā)現(xiàn)并重視企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程，同時(shí)不斷改善、重組、優(yōu)化流程，提升核心競爭力；
協(xié)同工作，知識(shí)共享，真正實(shí)現(xiàn)向“知識(shí)管理型企業(yè)”過渡。
……

通過工作流系統(tǒng)的實(shí)施，將會(huì)進(jìn)一步規(guī)范公司業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，實(shí)時(shí)跟蹤、監(jiān)控公司流程狀況，滿足公司迅速發(fā)展的要求。

工作流主要應(yīng)用于哪一些方面？
應(yīng)該說，工作流軟件應(yīng)用的范圍還是非常廣泛，凡是各種通過表單逐級(jí)手工流轉(zhuǎn)完成的任務(wù)均可應(yīng)用工作流軟件自動(dòng)實(shí)現(xiàn)，可以考慮在以下一些方面推行工作流程自動(dòng)化。
行政管理類： 出差申請(qǐng)，加班申請(qǐng)，請(qǐng)假申請(qǐng)，用車申請(qǐng)，各種辦公工具申請(qǐng)，購買申請(qǐng)，日?qǐng)?bào)周報(bào)，信息公告等凡是原來手工流轉(zhuǎn)處理的行政性表單。
人事管理類： 員工培訓(xùn)安排，績效考評(píng)，新員工安排，職位變動(dòng)處理，員工檔案信息管理等。
財(cái)務(wù)相關(guān)類： 付款請(qǐng)求，應(yīng)收款處理，日常、差旅、娛樂報(bào)銷，預(yù)算和計(jì)劃申請(qǐng)等。
客戶服務(wù)類： 客戶信息管理，客戶投訴、請(qǐng)求處理，售后服務(wù)管理。
其他業(yè)務(wù)流程：訂單、報(bào)價(jià)處理， 采購處理， 合同審核，客戶電話處理等等。