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方案背景

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮下，房地產(chǎn)行業(yè)信息化加速發(fā)展，企業(yè)日常辦公、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、資料管理等越來(lái)越依賴于信息系統(tǒng)，對(duì)于資料數(shù)據(jù)的可靠性和業(yè)務(wù)連續(xù)性要求也越來(lái)越高。同時(shí)，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，對(duì)房地產(chǎn)項(xiàng)目的過(guò)程控制、成果積累及服務(wù)體系化的要求也日益嚴(yán)格。

如何管理好海量的房地產(chǎn)資料文檔，解決文檔存儲(chǔ)分散、文檔丟失、信息檢索困難、信息共享滯后等難題，成為房地產(chǎn)企業(yè)面臨的日益嚴(yán)峻的考驗(yàn)以及提高競(jìng)爭(zhēng)力的一大關(guān)鍵點(diǎn)。因此，房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行有效的文檔安全管理勢(shì)在必行。

行業(yè)需求

近些年來(lái)，房地產(chǎn)行業(yè)為了順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，紛紛尋求更高效、安全的方式來(lái)管理海量的地產(chǎn)項(xiàng)目文檔。傳統(tǒng)房地產(chǎn)行業(yè)現(xiàn)有的文件管理方式普遍存在如下弊端：

1、數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象嚴(yán)峻

房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)文檔呈幾何式增長(zhǎng)，有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)負(fù)責(zé)物業(yè)的管理，有些則負(fù)責(zé)成本的管控、項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)與采購(gòu)，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)間存儲(chǔ)著大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資料且相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象也隨著地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)企業(yè)的發(fā)展壯大而不斷加深，各種客戶數(shù)據(jù)、人員資料分散復(fù)雜，難以統(tǒng)一管理，同時(shí)還存在損壞、丟失、泄漏等安全風(fēng)險(xiǎn)。

2、海量數(shù)據(jù)難以快速找尋

地產(chǎn)行業(yè)的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)遍布多個(gè)部門(mén)、多個(gè)系統(tǒng)，因?yàn)轫?xiàng)目資料各階段命名不統(tǒng)一、資料類(lèi)型多樣、時(shí)間跨度大等導(dǎo)致查找某個(gè)文件變得比較困難。

3、項(xiàng)目建筑資料分享難

地產(chǎn)項(xiàng)目是一個(gè)龐大的工程，在整個(gè)地產(chǎn)項(xiàng)目的全生命周期過(guò)程中有項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、銷(xiāo)售、管理等各式各樣的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，特別是項(xiàng)目建筑資料更是以大文件CAD繪圖文件為主。但是如今用于項(xiàng)目間溝通交流的即時(shí)通訊軟件和郵件系統(tǒng)都難以支持以上大文件的分發(fā)，這些數(shù)據(jù)在項(xiàng)目的運(yùn)行過(guò)程中如何在各部門(mén)與設(shè)計(jì)所之間快速協(xié)作分發(fā)就成了制約項(xiàng)目進(jìn)展的關(guān)鍵因素。

4、建筑設(shè)計(jì)圖紙需快速預(yù)覽

地產(chǎn)行業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中，時(shí)常需要就建筑設(shè)計(jì)問(wèn)題與設(shè)計(jì)所進(jìn)行相互溝通，在溝通的過(guò)程中用于建筑設(shè)計(jì)展示的CAD繪圖文件就存在著預(yù)覽不便的痛點(diǎn)。由于大文件的分發(fā)限制，使得作為大文件的CAD繪圖文件要么只能使用U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行傳遞，要么則將CAD繪圖文件直接打印出來(lái)進(jìn)行預(yù)覽，以上方法均難以有效的滿足在CAD繪圖文件分發(fā)的過(guò)程中就進(jìn)行查看溝通的需求。

5、控制力低、安全性低

通過(guò)共享文件夾等傳統(tǒng)分享方式，房地產(chǎn)內(nèi)部員工什么類(lèi)型的文件、多大的文件都可以隨意上傳，隨著時(shí)間的推移，很多沒(méi)有價(jià)值的數(shù)據(jù)占用了大量空間；同時(shí)對(duì)一些重要資料如客戶文件缺乏完善的監(jiān)管，一旦發(fā)生惡意修改、刪除、拷貝等行為，將給房地產(chǎn)企業(yè)帶來(lái)巨大損失。

6、便捷性差、共享效率低

大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部也缺乏統(tǒng)一的文檔協(xié)作平臺(tái)，員工之間的文檔共享與協(xié)作不便，大量外出人員無(wú)法與總部進(jìn)行高效的文件交互。有的文件訪問(wèn)只支持PC平臺(tái)，無(wú)法在Android、iPhone、iPad等平臺(tái)下安全訪問(wèn)企業(yè)云平臺(tái)上的數(shù)據(jù)。

解決方案

電子云文檔安全管理系統(tǒng)作為新一代創(chuàng)新的文檔管理產(chǎn)品和企業(yè)云盤(pán)系統(tǒng)，通過(guò)幫助企業(yè)搭建安全、海量、高效的私有云存儲(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)云端文檔的統(tǒng)一安全管理，優(yōu)化企業(yè)文檔資源管理，提高資源利用率以及保證文檔的安全和合規(guī)。針對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)，幫助管理從房產(chǎn)項(xiàng)目調(diào)研、設(shè)計(jì)、銷(xiāo)售到售后的整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程及項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文檔，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)海量文檔管理的安全、高效、可管控。

1、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集中管控，打破數(shù)據(jù)孤島

系統(tǒng)通過(guò)與地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成對(duì)接，將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)上的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集存儲(chǔ)起來(lái)，結(jié)合系統(tǒng)提供的優(yōu)異的數(shù)據(jù)去重算法將相同的數(shù)據(jù)去重后保存，不僅便于管理之外還釋放了企業(yè)的存儲(chǔ)壓力，節(jié)約企業(yè)存儲(chǔ)建設(shè)成本。平臺(tái)還可以提前限制上傳文件類(lèi)型或者文件大小，防止占用存儲(chǔ)空間；也可以主動(dòng)設(shè)定某些類(lèi)型文件強(qiáng)制保存到云平臺(tái)，防止重要文件丟失。

2、全文檢索功能，快速定位目標(biāo)文件

系統(tǒng)支持高級(jí)檢索，可設(shè)置關(guān)鍵詞來(lái)進(jìn)行全文檢索，對(duì)一些標(biāo)題或內(nèi)容比較模糊的資料快速查找。此外，還可以選擇篩選條件比如文件類(lèi)型，文件大小，文件生成日期、標(biāo)簽等縮小查找范圍，提升海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)查找效率。

3、項(xiàng)目間資料暢快分享，文件分發(fā)不再受限

無(wú)論是建筑設(shè)計(jì)用的CAD繪圖文件，還是項(xiàng)目宣傳海報(bào)或者流程繁多的項(xiàng)目間溝通文檔均可以通過(guò)外鏈一鍵安全分發(fā)，當(dāng)分享文件發(fā)布變化時(shí)，外鏈內(nèi)容也會(huì)實(shí)時(shí)更新。對(duì)于某些敏感文件使用外鏈分享時(shí)可配置密碼、有效時(shí)間、IP限制等，確保文檔外鏈分發(fā)的安全與高效。

系統(tǒng)還提供資料內(nèi)部發(fā)送功能，相關(guān)文件可通過(guò)同事分享發(fā)送給內(nèi)部人員，并能設(shè)置回執(zhí)，詳細(xì)了解文件分發(fā)情況，掌握內(nèi)部協(xié)作進(jìn)度。

所有共享*由用戶自己發(fā)起，可以共享給任何人、部門(mén)、組織，無(wú)需管理員干預(yù)；也可以控制共享權(quán)限：只讀、編輯，實(shí)現(xiàn)共享的便捷與安全。

4、CAD文件在線預(yù)覽，提升溝通查閱效率

系統(tǒng)可通過(guò)與第三方CAD預(yù)覽軟件集成對(duì)接，提供建筑設(shè)計(jì)圖紙?jiān)诰€預(yù)覽功能。地產(chǎn)行業(yè)內(nèi)用戶無(wú)論是通過(guò)云盤(pán)鏈接分享還是同事分享發(fā)送文件，接收方在溝通的過(guò)程中可直接在線查閱圖紙，不僅避免了因部分用戶客戶端未能安裝CAD看圖軟件而造成的文檔查閱麻煩，也提升了文件的查閱與溝通效率。

5、分級(jí)，分類(lèi)管理，保障文檔安全

通過(guò)合理分級(jí)，將企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)等重要資料進(jìn)行集中管控；進(jìn)行分類(lèi)管理，建立細(xì)粒度權(quán)限體系和多版本管理制度，防止越權(quán)訪問(wèn)文檔。

對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)上面的文檔編輯、刪除、修改等提供詳細(xì)的文件操作日志審計(jì)，確保文檔使用安全。

6、支持移動(dòng)辦公

支持網(wǎng)頁(yè)版、移動(dòng)端訪問(wèn)平臺(tái)，滿足企業(yè)高層和商務(wù)人員外出期間快速、便捷的移動(dòng)辦公需求。

亞訊在數(shù)據(jù)安全領(lǐng)域?qū)Ｗ⑹嗄?，是?guó)內(nèi)的數(shù)據(jù)安全一體化解決方案服務(wù)商，擁有成熟的解決方案和豐富的成功實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。電子云文檔安全管理系統(tǒng)作為公司重點(diǎn)推薦的文檔管理軟件，已成功應(yīng)用于敏捷地產(chǎn)、丹廈房產(chǎn)、恒達(dá)房地產(chǎn)等國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)企業(yè)。