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沈陽紫光啟明軟件技術有限公司
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更新時間：2021-11-06 15:40:35瀏覽次數(shù)：333次
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中國一汽檔案信息化案例
中國一汽檔案信息化項目的背景
一汽車集團公司（以下簡稱"中國一汽"）檔案信息化工作始于2003年。集團檔案館于2003年7月啟用電子檔案管理系統(tǒng)軟件V4.5網(wǎng)絡版，實現(xiàn)了集團公司檔案館和本部各職能處室電子檔案收集、管理和利用的信息化管理。在隨后的幾年中，包括一汽轎車、一汽解放、一汽專用車、一汽財務公司、天津一汽夏利、云南紅塔和一汽大柴等單位陸續(xù)引進應用了檔案管理軟件。2006年8月，集團檔案館檔案系統(tǒng)升級為電子檔案管理系統(tǒng)軟件TH-AMS V7.0網(wǎng)絡版。
通過檔案系統(tǒng)的應用，有效的推動了集團檔案館和上述二、三級公司檔案工作從手工管理向信息化管理邁進，提高了檔案工作效率，提升了企業(yè)核心競爭能力。然而，隨著系統(tǒng)應用的不斷深入，從集團檔案館到各單位都逐漸暴露出了一些問題。首先是檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)呈"孤島"式分布，各單位數(shù)據(jù)都是屬地管理，集團檔案館基本成為集團本部的檔案室，無法通過技術手段實現(xiàn)對下級單位電子檔案的監(jiān)督和管理；其次是大部分單位通過系統(tǒng)管理的內(nèi)容只有文書、財務、聲像等檔案類型，與生產(chǎn)密切相關的科技檔案沒有納入系統(tǒng)管理；再次是應用檔案系統(tǒng)軟件的單位數(shù)量太少，大部分配套廠和全資子公司都沒有配置檔案系統(tǒng)軟件，這些單位的歸檔電子數(shù)據(jù)正面臨流失的危險。
由于各單位檔案信息化建設水平參差不齊，同時由于經(jīng)費的限制，單純依靠各單位自行開展檔案信息化建設工作，短期內(nèi)很難達到一個較高的水平。因此，有必要由集團進行頂層設計，在統(tǒng)一規(guī)劃和指導下，建立一個覆蓋集團及下屬各級單位、實現(xiàn)各級單位間互聯(lián)互通、滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺，實現(xiàn)各單位檔案業(yè)務規(guī)范統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示方式統(tǒng)一；通過大集中模式的存儲和應用，實現(xiàn)檔案資源的集約化管理，使得檔案信息資源得到充分整合和集中，在保障檔案信息安全可靠存儲的前提下，面向整個集團提供檔案信息的充分共享和高效服務，從而有效降低集團及各下屬單位的檔案管理成本，極大地提高檔案利用效率，最終使集團各單位檔案信息化管理工作統(tǒng)一提升到國內(nèi)水平。
2014年1月7日，辦公廳印發(fā)了《企業(yè)檔案信息化建設工作指引》，國資廳發(fā)〔2014〕2 號文件。文件指出，"企業(yè)必須充分認識檔案信息化建設的重要性，把這項工作作為一項重要和長期的任務來抓，采取有效措施，切實做好檔案信息化建設工作。"2014年2月27日,中共公廳、辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作意見的通知》，中辦發(fā)〔2014〕15號文件。文件要求，"......各企事業(yè)單位要根據(jù)工作實際需要，......開展檔案數(shù)字化、......把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導。"
為此，中國一汽擬建設*的檔案管理系統(tǒng)平臺，推動中國一汽各單位檔案信息化建設。
中國一汽檔案管理信息平臺的建設目標
１、總體目標
通過頂層設計，在統(tǒng)一規(guī)劃和指導下，建立一個覆蓋總部及下屬各級單位、各級單位間互聯(lián)互通、滿足各級單位檔案現(xiàn)代化管理需要、開放且易于擴展的檔案管理信息平臺，實現(xiàn)各單位檔案業(yè)務規(guī)范統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、信息展示方式統(tǒng)一；通過集中模式的存儲和應用，實現(xiàn)檔案資源的集約化管理，使得一汽各單位檔案信息資源得到充分整合，在保障檔案信息安全可靠存儲的前提下，面向整個公司提供檔案信息的充分共享和高效服務，從而有效降低一汽各單位的檔案管理成本，極大地提高檔案利用效率，最終使一汽各單位檔案信息化管理工作統(tǒng)一提升到國內(nèi)水平。
2、具體目標
1） 依據(jù)國際標準、國家標準、行業(yè)標準和企業(yè)標準，利用國際、國內(nèi)成熟研究成果，采用合理的技術架構和技術手段，建設*的檔案信息管理系統(tǒng)平臺，滿足各單位檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統(tǒng)計、編研八大業(yè)務的全程信息化管理需要。
2）實現(xiàn)多全宗、多層次的檔案信息集約化管理，實現(xiàn)各級單位間系統(tǒng)的互聯(lián)互通和檔案信息資源共享，在檔案標準規(guī)范統(tǒng)一的同時，兼顧各級單位檔案個性化管理的需求。
3）以檔案系統(tǒng)應用規(guī)范檔案資料的收集，保證檔案資料歸檔的及時性；通過檔案信息資源集中有序存儲，保證集團檔案信息安全。
4） 以管理要求和實際督促為手段，切實保證歷史檔案目錄數(shù)據(jù)的遷移、現(xiàn)行重要檔案的目錄補錄、紙質文檔的數(shù)字化處理，逐步完成一汽檔案信息資源建設，提高檔案信息的管理和利用效率。
5） 建立檔案系統(tǒng)與OA等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)電子文件的在線自動歸檔；實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)（或企業(yè)門戶）的用戶同步和單點登錄。
6） 通過檔案系統(tǒng)平臺，以技術手段實現(xiàn)自上而下的管理，實現(xiàn)集團對下級單位的檔案業(yè)務遠程指導和在線檢查。
7）立足穩(wěn)定，放眼長遠，確保系統(tǒng)能夠在較長一段時間內(nèi)適應技術更新和檔案業(yè)務管理變革的需要，為一汽各單位多樣化的檔案管理預留足夠擴展空間。
中國一汽檔案管理系統(tǒng)平臺建設的成效
中國一汽檔案管理系統(tǒng)平臺目前已覆蓋集團檔案館、各職部門及下屬二三級單位共44個全宗單位，定制各類檔案門類25個，目前系統(tǒng)內(nèi)已實現(xiàn)10萬余案卷、16萬多件各類檔案目錄的電子化管理，其中已實現(xiàn)數(shù)字化的文件5萬多件。
檔案信息平臺建設，是中國一汽檔案信息化建設的重要內(nèi)容和基礎，也是對集團管理信息化的重要補充。是在大數(shù)據(jù)時代背景下，以"大檔案"的理念，進一步推動檔案業(yè)務管理變革，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向數(shù)字化形態(tài)過渡，實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化、電子文件管理前端控制，實現(xiàn)集團檔案信息化集約管理的重要手段和管理創(chuàng)新，具有重大意義。
1、 減少低水平的重復性系統(tǒng)建設投入
以"頂層設計"的戰(zhàn)略思想，一次性投入建設統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)軟件平臺、數(shù)據(jù)庫服務器、電子文件存儲和備份設備，使得一汽各單位無需單獨購買檔案管理軟件和硬件設備，將大幅度節(jié)省各單位檔案管理系統(tǒng)的建設成本。同時，將使得一汽各單位的檔案信息化水平得到統(tǒng)一的提升，減少各單位單獨的低水平重復性建設投入，通過集團集中部署B(yǎng)/S架構的檔案系統(tǒng)，更可以使得檔案系統(tǒng)的維護工作量降到。
2、 規(guī)范化統(tǒng)一管理
建設集約化的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)一汽各單位檔案信息資源集中管理利用，實現(xiàn)各單位檔案業(yè)務按照統(tǒng)一標準管理，包括檔案業(yè)務管理規(guī)范的統(tǒng)一、檔案系統(tǒng)應用系統(tǒng)軟件的統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、檔案信息展示界面的統(tǒng)一等。
3、 檔案管理網(wǎng)絡化
通過集約化檔案管理系統(tǒng)平臺建設，實現(xiàn)一汽各單位檔案業(yè)務管理網(wǎng)絡化。以檔案系統(tǒng)的統(tǒng)一應用，改變歸檔立卷、整理編目、統(tǒng)計檢索等傳統(tǒng)檔案管理模式，解決檔案整理耗時費力、利用檢索效率低下等問題，形成檔案網(wǎng)上接收、適時監(jiān)控、遠程共享的工作體系。
4、 檔案信息資源共享
建設集約化的檔案管理系統(tǒng)平臺，通過一汽內(nèi)部網(wǎng)絡統(tǒng)一發(fā)布檔案信息，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造更加*的條件，讓利用者方便快捷的得各類檔案信息資源，使檔案信息利用時效加快，檔案查、借閱辦理時間縮短，車輛使用費和檔案材料復印費減少。
5、 文檔管理一體化
一汽各單位目前已實現(xiàn)了統(tǒng)一OA綜合辦公系統(tǒng)的部署應用，為檔案管理系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一部署應用提供了成功范例。通過集約化的檔案管理系統(tǒng)平臺，建立檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的標準接口，實現(xiàn)各單位、各部門形成的電子文件實時接收、及時管理，從而減少檔案管理過程中的重復錄入和原件掃描過程，實現(xiàn)文件、檔案管理一體化，創(chuàng)建起一個高效、全面協(xié)同的工作環(huán)境。
6、 提升檔案管理意識
檔案管理是一項全員參與的工作，而不只是檔案員的任務。通過建設和推廣應用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，在整個一汽范圍提高檔案信息的利用率，在讓每位和員工方便快捷地在自己的計算機上查找到所需的檔案資料并得以安全利用的同時，培養(yǎng)和提升員工的檔案管理意識，促進一汽檔案信息資源的開發(fā)利用。
7、 檔案業(yè)務在線指導
通過建設應用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)檔案業(yè)務在線指導、檔案信息在線查閱、檔案知識在線學習和檔案活動在線組織等功能，將傳統(tǒng)的上級檔案員通過交通工具來往各級單位進行業(yè)務指導和監(jiān)督轉變成網(wǎng)上實時指導和監(jiān)管，為一汽檔案管理開創(chuàng)新的模式。
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