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當前檔案管理存在的系列問題

1.檔案管理分散，沒有集中管理，不便查找

2.部分檔案歸檔不及時，造成檔案遺失

3.項目資料保存不完整，部分報批報建資料不齊全，部分批閱件原件查找困難

4.紙制資料存檔不便檢索，且容易丟失，造成追溯過程的中斷

5.在進行檔案借出及交還過程中，手續(xù)過于繁雜

6.檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓

為了解決以上等問題，深圳斯邁爾電子有限公司研發(fā)了科學適用的檔案管理條碼應(yīng)用系統(tǒng)，方便、順捷、高效的幫助政企部門做好檔案資料的管理。

系統(tǒng)概述

 檔案管理條碼應(yīng)用系統(tǒng)是基于條碼技術(shù)、RFID（無線射頻自動識別）技術(shù)和現(xiàn)代化檔案精益管理思想開發(fā)出來的檔案管理條碼應(yīng)用系統(tǒng)。

 實現(xiàn)自動化管理，有效地對檔案流程和空間進行管理，實現(xiàn)批次、單次管理，快速歸檔、借閱、移交和檔案盤點。

 條碼技術(shù)與信息處理技術(shù)相結(jié)合，幫助我們合理地利用庫房空間。

 通過無線網(wǎng)絡(luò)運行數(shù)據(jù)采集記錄并跟蹤檔案的情況，對檔案的操作進行全面的控制和管理，提高企業(yè)的檔案管理能力。

強大的系統(tǒng)擴展性與基于.NET的開發(fā)技術(shù)，使該系統(tǒng)與ERP信息系統(tǒng)的集成變得異常容易。能方便地按照客戶需求搭建相應(yīng)的功能模塊。支持SQL Severy、Oracle、Sybase、DB2等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。

系統(tǒng)核心功能及架構(gòu)圖

核心功能圖

系統(tǒng)架構(gòu)圖

系統(tǒng)特色

 1.功能強大

具有的用戶界面和靈活而強大的功能設(shè)置，可任意增添修改登錄界面，更換數(shù)據(jù)庫，增加文件或檔案類型。

 2.獨立運行的具有接口功能的歸檔管理

系統(tǒng)C/S和B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合，充分平衡系統(tǒng)易用性和安全性。不受用戶站點限制?？梢詫崿F(xiàn)集中存儲，集中應(yīng)用的多樣式管理，與OA、PDM等系統(tǒng)接口形成文檔、科檔的一體化管理。

 3.安全可靠

系統(tǒng)內(nèi)置了較強的安全控制體系，同時也可與各種安全系統(tǒng)集成，確保了用戶對安全性的要求，并經(jīng)過多年的完善和實際應(yīng)用考驗，系統(tǒng)日臻完善。

 4.兼容性好

可根據(jù)用戶需要對項目進行二次開發(fā)，以滿足特定應(yīng)用的特定需求。另一方面，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應(yīng)用，可與各種新的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進行集成。

 5.易學易用

系統(tǒng)有詳細的操作手冊和安裝說明，檔案管理操作人員只要閱讀手冊，就可輕松掌握該軟件的使用方法。系統(tǒng)提供了多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格式的歸檔管理和顯示功能，支持多種電子文件的瀏覽和顯示為高水平的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間。

 6.標準規(guī)范

符合國家《CAD文件歸檔規(guī)范》和《檔案管理軟件功能要求》歸檔和分類規(guī)范。貼近各級檔案部門的實際工作，適用范圍廣。是真正專業(yè)而通用的檔案管理軟件。

 7.無線網(wǎng)絡(luò)

檔案管理條碼系統(tǒng)在檔案的標識采用條碼與無線射頻RFID等自動識別技術(shù)，在數(shù)據(jù)采集方面采用新的802.11B協(xié)議的可靠移動數(shù)據(jù)采集與計算技術(shù)。

 通過中間數(shù)據(jù)表、中間文件、Web service等方式，已和SAP、ORACLE、QAD易飛、易拓、金蝶、用友等國內(nèi)外管理軟件實現(xiàn)無縫集成。

應(yīng)用后產(chǎn)生效應(yīng)及解決的問題

產(chǎn)生的效應(yīng)

1.優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70%

2.減少檔案的丟失70%-

3.減少操作的錯誤率80%

4.增強檔案的追溯

5.減少工作量和工作時間50%

6.提高客戶服務(wù)水平

?系統(tǒng)開發(fā)效率極大提高，成本降低，上線成功率可達到。    

?系統(tǒng)采用C./S、B/S架構(gòu)設(shè)計、運行效率高、安全穩(wěn)定、同時可以和各類生產(chǎn)管理系統(tǒng)靈活對接，達到全面的協(xié)同。

解決的問題

1.取消鍵盤按鍵輸入

2.快速進行檔案的借還交接、簡化手續(xù)

3.全面快速提取信息

4.減少取案、放案的錯誤發(fā)生

5.提供檔案的跟蹤與調(diào)控