正確規(guī)劃項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的外部結(jié)構(gòu)與功能，首先必須正確建立項(xiàng)目信息源的總體結(jié)構(gòu)與處理流程。例如，一個(gè)較大型建設(shè)項(xiàng)目的信息管理范圍涵蓋了項(xiàng)目業(yè)主、 規(guī)劃設(shè)計(jì)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、技經(jīng)設(shè)計(jì)單位、主管部門(規(guī)劃、建設(shè)、土地、計(jì)劃、環(huán)保、質(zhì)監(jiān)、金融、工商等)、施工單位、設(shè)備制造與供應(yīng)商、材料供應(yīng)商、 調(diào)試單位、監(jiān)理單位等眾多項(xiàng)目參與方(信息源)，每個(gè)項(xiàng)目參與方即是項(xiàng)目信息的供方(源頭)，也是項(xiàng)目信息的需方(用戶)，每個(gè)項(xiàng)目參與方由于其在項(xiàng)目生 命周期中所處的階段與工作不同，相應(yīng)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能會(huì)有所不同。
對于投資業(yè)主，必須在項(xiàng)目概念階段對項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的內(nèi)部信息處理流程和外部信息供需關(guān)系進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃與設(shè)計(jì)。對于外部信息需求，必須在招標(biāo)文件中向所 有供應(yīng)商明確指明本項(xiàng)目信息系統(tǒng)擬采用的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫平臺(tái)、安全控制平臺(tái)等系統(tǒng)特性；對于項(xiàng)目管理中常用的工具軟件、如項(xiàng)目計(jì)劃編制軟件、財(cái)務(wù)軟件、 進(jìn)度控制軟件、圖紙檔案管理軟件等，必須明確指明業(yè)主擬采購的廠商、版本號(hào)及數(shù)據(jù)接口。必須在全部采購開始之前，按照標(biāo)準(zhǔn)化要求統(tǒng)一和規(guī)范項(xiàng)目管理信息系 統(tǒng)外部處理流程，業(yè)主項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的范圍與外部處理流程規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告必須作為全部采購招標(biāo)文件的重要附件和當(dāng)然標(biāo)的。