隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，培訓(xùn)教育行業(yè)的企業(yè)和機(jī)構(gòu)的辦公方式和業(yè)務(wù)流程發(fā)生了巨大的變化，大量數(shù)據(jù)信息的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸，以及共享方式也隨之而變。企業(yè)中大量核心機(jī)密信息和重要數(shù)據(jù)，例如課件資料、視頻信息、培訓(xùn)教案等，都以電子文檔形式存儲(chǔ)于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中，給信息的安全管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。在享受互聯(lián)網(wǎng)所帶來的便捷的同時(shí)，數(shù)字信息的安全問題也已經(jīng)成為所有培訓(xùn)教育行業(yè)的企業(yè)所面臨的關(guān)鍵問題之一，換言之，數(shù)據(jù)信息的安全和管理正面臨著新的挑戰(zhàn)。
                                       
需求分析
　　教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)比如學(xué)校等都包括職能部門和教學(xué)部門，每個(gè)部門都擁有大量信息資源，公共資源需要發(fā)布給老師和學(xué)生；內(nèi)部資源需要部門歸檔保存；個(gè)人資源有文檔、電影、照片等同樣需要有效的保存和查詢。信息資源的存儲(chǔ)與管理很重要，不僅個(gè)人需要一個(gè)屬于自己的空間進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和調(diào)用，而部門更需要將分布在個(gè)人手中的資料進(jìn)行收集并分類歸檔保存。
　　普通的解決方案（如FTP等）雖然能使數(shù)據(jù)得到保存，但由于對(duì)共享權(quán)限的控制不靈活，同時(shí)不能實(shí)現(xiàn)文件級(jí)共享，很容易在文件夾共享后產(chǎn)生安全問題。又由于其結(jié)構(gòu)特點(diǎn)的局限性，造成管理困難（如批量導(dǎo)入用戶），很難實(shí)現(xiàn)較大規(guī)模應(yīng)用。此外，普通方案不能解決用戶在線存儲(chǔ)的需求，給用戶在線存取文件帶來不便?？傊?，普通的解決方案雖然曾經(jīng)幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)了文件存儲(chǔ)和傳輸，但同時(shí)也給使用者帶來了很多應(yīng)用上的困擾。
　　目前，很多信息部門對(duì)于文件的歸檔管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理，停留在目錄級(jí)管理或目錄加數(shù)字資源掃描件管理。這樣，無法實(shí)現(xiàn)直接從網(wǎng)絡(luò)上查詢、調(diào)閱數(shù)字資源、無法實(shí)現(xiàn)基于文檔內(nèi)容的全文檢索，同時(shí)，對(duì)數(shù)字資源信息的深加工和專題編研困難，利用水平較低。為此，教育行業(yè)亟需一站式的和管理規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)文檔的便捷電子化、知識(shí)分享的安全，以及保證工作的高效。     
     
解決方案
　　1.建立學(xué)校私有云存儲(chǔ)平臺(tái)
　　目前，學(xué)校的文檔數(shù)據(jù)，如一些重要的教學(xué)資料或科研數(shù)據(jù)，均以文檔、圖片、音頻或者視頻的方式存在，并且散落在每個(gè)學(xué)生、每個(gè)教研室甚至每個(gè)老師的存儲(chǔ)設(shè)備上。
　　電子文檔安全管理平臺(tái)，以合理機(jī)制輔助學(xué)院和課題組，為打造知識(shí)庫提供海量文檔存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)平臺(tái)，讓知識(shí)庫的建成更高效。通過文檔安全管理平臺(tái)，教師可以統(tǒng)一對(duì)教學(xué)文檔資料以及其它資料（圖片、音頻、視頻等）進(jìn)行一站式管理，解決教育行業(yè)文檔資料內(nèi)部使用和分享的難題。
　　

　　2.文檔資源靈活共享
　　學(xué)校、教師、學(xué)生個(gè)人之間缺乏快速高效的交互平臺(tái)。分校、跨學(xué)院、跨專業(yè)之間存在信息不對(duì)等，教學(xué)資源難以得到有效利用，資源共享和查找資料低效。
　　在實(shí)際的多媒體教室教學(xué)中，老師為學(xué)生布置作業(yè)，學(xué)生給老師提交作業(yè)，通常使用的一種辦法是學(xué)生使用U盤在教師機(jī)頻繁拷貝，另一種辦法是通過發(fā)送郵件的方式完成。以上辦法給用戶帶來很多不便，效率低下。通過安全云個(gè)人文檔存儲(chǔ)空間，老師和學(xué)生不僅擁有了自己的存儲(chǔ)空間，老師還可以通過系統(tǒng)對(duì)目錄進(jìn)行方便、靈活的權(quán)限設(shè)置，將課件資料、作業(yè)等快速、有效地分配給學(xué)生。同時(shí)可以控制學(xué)生的訪問權(quán)限，還可以確定共享范圍，決定將資料共享給哪些相關(guān)的學(xué)生。

　　3.文檔資源高效檢索
　　不同類型的文件在持續(xù)歸檔后會(huì)形成大量的數(shù)據(jù)信息。在這些數(shù)據(jù)中快速定位文件位置，解決查找難題，提高工作效率，是用戶面臨的問題。用戶需要更快、直接的查詢方式，對(duì)于文檔類資料，不僅僅滿足于針對(duì)標(biāo)題、摘要等元數(shù)據(jù)的查詢方式，更需要基于文字內(nèi)容的全文檢索。
　　系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基于文檔內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的全文檢索，用戶使用查詢功能，輸入要查詢文件的關(guān)鍵字，包含這些關(guān)鍵字的所有文件都被查詢出來。同時(shí)用戶還可以利用元數(shù)據(jù)的組合進(jìn)行更準(zhǔn)確的定位。
　　

　　4.文檔版本管理
　　系統(tǒng)有修訂版管理功能，可以保留之前修改過的版本，如果新版資料有誤刪除或更改不合理的地方，或需要使用舊版時(shí)，可以退回到所需版本，保證教學(xué)資料不會(huì)丟失。

　　5.文檔資源安全備份
　　系統(tǒng)為用戶提供了一種桌面文件自動(dòng)備份服務(wù)，用戶可以將個(gè)人電腦中的重要數(shù)據(jù)定時(shí)備份到存儲(chǔ)服務(wù)器的個(gè)人空間中。有效實(shí)現(xiàn)從員工桌面數(shù)據(jù)自動(dòng)搜集、透明備份、版本管理到數(shù)據(jù)恢復(fù)的數(shù)據(jù)安全管理。
　　另外，系統(tǒng)支持備份恢復(fù)重定向，即將文檔恢復(fù)到主機(jī)和路徑，當(dāng)終端電腦壞掉時(shí)，可重新?lián)Q電腦進(jìn)行恢復(fù)。另外，如果一個(gè)賬號(hào)對(duì)應(yīng)多臺(tái)備份終端，方便相互之間恢復(fù)。當(dāng)文件刪除、硬盤損毀等意外發(fā)生時(shí)，可通過已備份文檔進(jìn)行快速一鍵恢復(fù)。
　　

　　6.跨平臺(tái)支持
　　在如今的辦公模式中，移動(dòng)辦公已經(jīng)成為了一種的方式。系統(tǒng)采用C/S和B/S混合架構(gòu)模式。通過B/S架構(gòu)，瀏覽器與服務(wù)器構(gòu)成體系，只要通過瀏覽器輸入域名，便可與服務(wù)器連接，真正實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域教學(xué)，資源共享便捷，還可開設(shè)遠(yuǎn)程教育，使教學(xué)不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束。
　　另外，系統(tǒng)還支持便捷移動(dòng)客戶端訪問方式，用戶經(jīng)身份認(rèn)證后，能夠隨時(shí)隨地通過移動(dòng)終端訪問的課件文檔資料。

　　7.用戶操作安全審計(jì)
　　系統(tǒng)提供安全日志審計(jì)功能，對(duì)于任何用戶的文檔操作、登錄情況、系統(tǒng)管理員操作等都有日志記錄。同時(shí)，為了更高效的使用日志審計(jì)功能，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，包括：按時(shí)間查詢、按登錄名查詢、按文件查詢以及按執(zhí)行動(dòng)作查詢。
     
方案優(yōu)勢(shì)
 　（一）安全的文檔存儲(chǔ)與管理
　　私有云存儲(chǔ)架構(gòu)——使企業(yè)文檔更加安全可控
　　細(xì)粒度權(quán)限——實(shí)現(xiàn)更靈活的訪問控制
　　智能備份——實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)和超高速恢復(fù)能力
　　版本管理——歷史版本、隨時(shí)回溯
 　（二）高效的文檔共享與寫作
　　統(tǒng)一的共享平臺(tái)——共享、協(xié)作更方便
　　隨時(shí)隨地的移動(dòng)訪問——使得辦公變得隨心、輕松
　　的共享協(xié)作提醒——使共享協(xié)作更精準(zhǔn)、更具時(shí)效性
 ?。ㄈ┖?jiǎn)易的操作和使用
　　多種檢索方式——快速匹配、提高搜索效率
　　域用戶管理——支持導(dǎo)入Windows域用戶或組織架構(gòu)，一步完成用戶部署
　　人機(jī)交互——支持客戶端、網(wǎng)頁版、移動(dòng)端的文檔訪問方式。

行業(yè)用戶